यात्रा करते समय दस्तावेजों को प्रभावी ढंग से कैसे व्यवस्थित करें?


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हर बार जब मैं यात्रा करता हूं, तो मुद्रित कागजात और अन्य दस्तावेजों का एक हिस्सा होता है, जिसे मुझे अपने साथ ले जाना होता है।

उनमें से कुछ दस्तावेज हैं जिन्हें मुझे अक्सर एक्सेस करना पड़ता है: टिकट, पासपोर्ट, वीजा आदि। जिन्हें मैं आसानी से एक्सेस बैग या जेब में रखता हूं। और अन्य दस्तावेज हैं, जैसे भुगतान रसीदें, जिनकी अक्सर आवश्यकता नहीं होती है। लेकिन फिर भी बहुत सारे दस्तावेज हैं जो मुझे भ्रमित करते हैं।

मुझे आश्चर्य है कि जब आप यात्रा करते हैं तो यहां के कुछ अधिक अनुभवी यात्री प्रभावी रूप से दस्तावेजों को कैसे व्यवस्थित करते हैं? क्या कोई विशिष्ट उपकरण (बैग, फ़ोल्डर, अटैची) है जिसका आप उपयोग करते हैं?

दस्तावेजों को अच्छी तरह से व्यवस्थित और हल्का रखना होगा।


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मैं पासपोर्ट और छोटे डॉक्स के लिए एक विक्टोरिनोक्स ट्रैवल पाउच का उपयोग करता हूं। बड़े सामान के लिए मैं एक Lightspeed एडवेंचर का उपयोग करता हूं। मैं दोनों उत्पादों की कसम खाता हूं, लेकिन क्या आप देख रहे हैं? मैं चेक इन, सिक्योरिटी और इमिग्रेशन के लिए एक कस्टम डोरी का भी इस्तेमाल करता हूं, लेकिन यह कई बार लाइट्सपेड बैग में चढ़ जाता है। क्या यह किसी काम का है?
गयोट फोव

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मैं पुराना फैशन हूँ, प्रिंटेड डॉक्स (उपयोग के क्रम में संगठित) के लिए फ़ाइल फ़ोल्डर की एक जोड़ी, रसीदों के लिए बड़ा लिफाफा और यह सब एक प्लास्टिक फ़ोल्डर पाउच में डाल दिया। और यह सब मेरे ब्रीफकेस या कैरी-ऑन में यात्रा करता है।

मैं मुद्रित दस्तावेजों से पूरी तरह बचता हूं और मुख्य रूप से संगठित रहने के लिए ट्रिप इट का उपयोग करता हूं। अगर मैं खर्च का दावा करने की जरूरत है, तो मैं अपने फोन के साथ फोटो प्राप्त करता हूं और अपने बैग में मूल रूप रखता हूं।
कालचाह

अधिकांश एयरलाइंस (कम से कम अमेरिका में) अब पेपरलेस बोर्डिंग पास को स्वीकार करती हैं - आप बस अपने फोन पर इसकी एक तस्वीर दिखा सकते हैं। पासपोर्ट या वीजा के लिए अभी तक सच नहीं है, लेकिन यह कम से कम एक चीज है।
डारेल हॉफमैन

जवाबों:


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मेरी पत्नी और मेरे पास एक यात्रा बटुआ / आयोजक है जिसे हम सभी यात्राओं पर ले जाते हैं। यह एक बहुत ही मामूली बात है, लेकिन बहुत काम की चीज है। यह नायलॉन सामग्री से बना है, और इतना बड़ा है कि A4 की एक शीट जो तिहाई में मुड़ी हुई है, अंदर फिट होगी, तीन तरफ नीचे एक ज़िप है और इसमें कई जेब हैं। यह ईगल क्रीक द्वारा किए गए और के समान है है इस एक । हमारे पास यह दस साल है और यह अनगिनत यात्राओं पर रहा है और अभी भी बहुत अच्छी स्थिति में है।

इसमें हम पैक करते हैं:

  • पासपोर्ट
  • फ्लाइट टिकट / बोर्डिंग पास / होटल आरक्षण और निर्देशों के प्रिंटआउट, उस क्रम में स्टैक्ड जिसमें वे यात्रा पर उपयोग किए जाएंगे
  • टीकाकरण प्रमाण पत्र
  • यात्रा बीमा दस्तावेज
  • बार-बार उड़ने वाले कार्ड
  • स्कूबा डाइविंग सर्टिफिकेशन कार्ड (यदि हम डाइविंग ट्रिप पर हैं)
  • किसी भी मुद्रा के लगभग एक तिहाई हम यात्रा पर ले जा रहे हैं (अन्य दो तिहाई मेरे बटुए और मेरी पत्नी के पर्स के बीच विभाजित हैं।

यात्रा वॉलेट आमतौर पर यात्रा के दौरान मेरे कैरी-ऑन सामान में रहता है।

कुछ यात्राओं के लिए, मैं होल्ड सामान में प्रिंटआउट का एक अलग सेट (एक बड़े लिफाफे में सील) पैक करूँगा।

अतिरिक्त बैकअप के रूप में, कोई भी प्रासंगिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ OneDrive / Dropbox फ़ोल्डर में हैं और छोड़ने से पहले मैंने अपने फ़ोन में दस्तावेज़ों को सिंक्रनाइज़ कर दिया होगा (यदि मुझे किसी ऐसे स्थान की आवश्यकता है जहाँ मेरे पास कोई फ़ोन रिसेप्शन नहीं है)।

जैसे-जैसे यात्रा आगे बढ़ेगी, मैं बटुए से प्रिंटआउट निकालता जाऊंगा क्योंकि वे बेमानी हो जाते हैं और उन्हें मेरे सामान में कहीं और फेंक देते हैं, जब हम घर पहुंचते हैं तो तैयार हो जाते हैं

यह बहुत सारे प्री-ट्रिप परेशानी और संगठन की तरह लग सकता है, लेकिन इसका मतलब है कि जब हम दूर होंगे तो हम आराम और आनंद ले सकते हैं।

नीचे ट्रैवल वॉलेट की कुछ तस्वीरें दी गई हैं। लैंडिंग पेन और सामान टैग को भरते समय इसमें एक पेन के लिए भी जगह होती है! :-)

बन्द है खुला पूरी तरह से खुला


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मैं बहुत कम से कम पासपोर्ट के लिए इतने छोटे हाथ के केस की तलाश में था। आपकी तस्वीरों ने मुझे प्रेरणा दी और मैंने सिर्फ एक खरीदा। धन्यवाद!
हंकी पांकी

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+1। मेरे पास एक बहुत ही समान है, बहुत सस्ते के लिए ऑनलाइन खरीदा गया (आपके द्वारा पोस्ट किए गए लिंक का दसवां हिस्सा)। बाहर के छोटे पॉकेट बोर्डिंग पास लगाने के लिए बहुत आसान है और आसान पहुंच है। इसके अलावा, आप इसे अपने हाथ से रख सकते हैं और सीट के बगल में रख सकते हैं। आप अपने फोन की एक छोटी सी यूएसबी केबल भी डाल सकते हैं और वहां एक छोटा बैटरी पैक लगा सकते हैं!
आयेश के

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वीजा, टिकट, बीमा, होटल बुकिंग आदि प्राप्त करने के बाद, मैं व्यक्तिगत पीडीएफ़ के रूप में सब कुछ स्कैन करता हूं।

दो प्रकार के दस्तावेज, एक जो यात्रा के लिए महत्वपूर्ण हैं, अन्य जो सिर्फ मदद के लिए हैं। फिर मैं अपने ड्रॉपबॉक्स पर दो फोल्डर बनाता हूं, महत्वपूर्ण और सूचनात्मक। वीजा, फ्लाइट टिकट, होटल बुकिंग, बीमा, टिकट, पासपोर्ट जानकारी पृष्ठ आदि पीडीएफ़ महत्वपूर्ण हैं। यात्रा गाइड, पर्यटन, मानचित्र, मौसम की जानकारी आदि जानकारीपूर्ण पर जाते हैं। फिर मैं एक नए पीडीएफ के रूप में प्रत्येक फ़ोल्डर में सभी पीडीएफ़ को मर्ज करता हूं, ए 5 डबल पक्ष पर प्रत्येक की दो प्रतियां प्रिंट करता हूं। शीर्ष बाएं कोने पर प्रत्येक प्रतिलिपि को स्टेपल करें।

A5 आकार उन्हें स्टोर करने के लिए काफी छोटा बनाता है, जबकि उन्हें आसानी से पठनीय रखा जा सकता है। डबल साइड प्रिंटिंग भी वॉल्यूम को आधे में काटती है।

महत्वपूर्ण का एक सेट सामान में जाता है, दूसरा मेरे कैमरा-कम-दस्तावेज़ बैग में मूल पासपोर्ट के साथ रहता है।

जानकारीपूर्ण पीडीएफ की दोनों पुस्तिका प्रतियां सामान में रहती हैं। मैं एक छुट्टी पर उपयोग करता हूं, दूसरा बैकअप के रूप में है, बस मामले में।

मूल केवल मेरा पासपोर्ट, मेरी राष्ट्रीय आईडी, मनी कार्ड आदि हैं।

संपादित करें: मैं भी एक ziplock या दो, लगभग A5 आकार ले जाता हूं, और मैं उन सभी प्राप्तियों, बिलों, टोकन आदि को निकालता हूं, जो मुझे छुट्टी पर मिलते हैं, और जब मैं घर वापस आता हूं, तब इसे सॉर्ट करता हूं।

Edit2: मैं अपने फोन के साथ इस फ़ोल्डर को दो-तरफा सिंक करने के लिए FolderSync एंड्रॉइड ऐप का उपयोग करता हूं, और लगभग हर समय एयरलाइंस होटल आदि दस्तावेज़ की सॉफ्ट कॉपी के साथ ठीक हैं, क्योंकि उन्हें अपने सिस्टम में मेरे डेटा का पता लगाने के लिए केवल एक नंबर की आवश्यकता है ।


यह वास्तव में मैं क्या कर के रूप में बहुत ज्यादा है। आपको कागजी संस्करणों को "संगठित" होने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपके फोन के मरने या खो जाने की स्थिति में वे अंतिम उपाय हैं, या कोई व्यक्ति इसकी एक डिजिटल प्रति (इन दिनों दुर्लभ) देखकर स्वीकार नहीं करेगा। उन असाधारण मामलों में, मुद्रित पुस्तिका के प्रासंगिक पृष्ठ का पता लगाना कोई बड़ी बात नहीं है।
JBentley

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मैं रहता हूँ: पासपोर्ट, बीमा कार्ड, बटुआ (आईडी, पैसा ...)

मैं iPhone पर रहता हूं: प्लेन ई-टिकट। होटल / आवास आरक्षण और पुष्टिकरण ईमेल।

मैं अपने हाथ के सामान में एक क्राफ्ट का लिफाफा रखता हूं, जो ईमेल द्वारा मुझे प्राप्त होने वाली हर पुष्टि का डुप्लिकेट प्रिंटआउट है।

जरूरत पड़ने पर इंटरनेट कैफ़े में आसानी से पहुंचने के लिए ईमेल को क्लाउड (हॉटमेल / जीमेल ...) में भी स्टोर किया जाता है।

पासपोर्ट और क्रेडिट कार्ड स्कैन (फोटो) ईमेल द्वारा स्वयं और जीएफ (और इसके विपरीत) को भेजे जाते हैं ताकि यदि आवश्यक हो तो उन्हें क्लाउड में संग्रहीत किया जाए।

जैसा कि रिचर्ड ने लिखा है, मैं अपने सामान को घर वापस आते समय छँटाई और पुनर्चक्रण के लिए सभी अनावश्यक दस्तावेजों को डंप करता हूं।


सरल और सीधे आगे के जवाब के लिए +1 मेरे अनुभव में, केवल पासपोर्ट और आव्रजन दस्तावेजों को एक पेपर कॉपी की आवश्यकता होती है। फ्लाइट टिकट, होटल बुकिंग, कार किराए पर लेना, आदि वे सभी बुकिंग संदर्भ की आवश्यकता है और एक पिन हो सकता है। कुछ सस्ती एयरलाइंस चाहती हैं कि आप अपने घर पर बोर्डिंग पास प्रिंट करें, जिसमें एयरपोर्ट पर कोई कियोस्क न हो, जो मुझे बहुत परेशान करता है।
अयेश के

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मैं अपना एक हालिया अनुभव साझा करूंगा।

हम एक्स-मास की छुट्टी पर जाने वाले थे और मैंने अपने लैपटॉप में सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्कैन किया और सहेजा जो हर समय मेरे साथ थे।

यह ड्रॉपबॉक्स से जुड़ा था और इसलिए मैंने अपना फोन लिया और मैंने सोचा कि ओह, मैं अपने स्मार्ट फोन की सभी प्रतियां त्वरित पहुंच के लिए रखूंगा जहां मैं अपना लैपटॉप नहीं निकाल सकता।

हम फर्स्ट कंट्री तक पहुँचने वाले थे और एयरलाइन द्वारा दिए गए उनके इमिग्रेशन कार्ड भरने थे, हमारे पासपोर्ट विवरण देखने के लिए फोन निकाला और पता चला कि मैं ड्रॉपबॉक्स के साथ फोन को सिंक करना भूल गया था (एंटी-वायरस ने इसे चलाने से रोक दिया था। पृष्ठभूमि)। मैं अपनी मूर्खता पर हंसने के अलावा कुछ नहीं कर सकता था।

Moral: सिर्फ दस्तावेज़ मत मानिए । उन्हें दोबारा जांचें।

लेकिन एक बात जो मैंने अच्छी की वह यह थी कि मैंने उन सभी को मुद्रित किया और उन्हें अपने लैपटॉप बैग में एक फ़ाइल में डाल दिया और एक क्रम में उन्हें क्रमांकित किया जिसका मैं उनसे उपयोग करने की उम्मीद कर रहा था।

  1. टिकट
  2. पासपोर्ट, वीजा और बीमा की प्रतियां
  3. एयरपोर्ट ट्रांसफर बुकिंग
  4. होटल बुकिंग
  5. टूर बुकिंग
  6. बुकिंग से बाहर स्थानांतरण

फिर दूसरे देश के लिए अगले नंबर। मैंने पाया कि सरल 1,2,3 अनुक्रमण सभी देशों में पूरे रास्ते में मददगार रहा है। कम से कम 15 बुकिंग हुईं और उस सीक्वेंस ने इसे इतना आसान बना दिया।

यह फ़ाइल मेरे लैपटॉप बैग के दस्तावेज़ अनुभाग में थी, जो एक बैक पैक था, हर बार जब हम अगले पड़ाव पर पहुँचते थे जहाँ हमें दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती थी मेरी पत्नी मेरे बैग से अगला क्रमांकित दस्तावेज़ निकाल लेती है जो मेरी पीठ पर था और वहाँ आप जाते हैं , कोई झंझट नहीं। यहां तक ​​कि एक लाइन में बैग को उतारने की ज़रूरत नहीं थी (नहीं, मैं आलसी नहीं हूं, बस मेरे पास मेरा बच्चा था, जो घुमक्कड़ पसंद नहीं करता है, मेरी बाहों में: पी)।

हर बार जब एक प्रिंट आउट का उपयोग किया जाता था, तो मैंने उस पर एक क्रॉस लगाया और उसे फ़ाइल के पीछे ले जाया गया।

पूरी तरह से निश्चित नहीं है कि लोग इसे इस सवाल के जवाब के रूप में पसंद करेंगे, हालांकि: डी


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मुझे संख्याएँ पसंद हैं और इसका उपयोग शुरू करने के बारे में सोचते हैं। मेरे पास उतने आरक्षण नहीं होंगे लेकिन ज्यादातर कागज के कम से कम 10 टुकड़ों के साथ यात्रा करते हैं जो कभी भी क्रम में नहीं रहते हैं।
Willeke

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कागज दस्तावेजों के लिए, मैं प्लास्टिक फ़ोल्डरों का एक गुच्छा उपयोग करता हूं। जब मैं उनका उपयोग करना होता है तो मैं दस्तावेजों को फ़ोल्डर्स में समूहित करता हूं। उनके बीच अंतर करने के लिए फ़ोल्डरों पर विभिन्न रंगों का उपयोग करना संभव है। वैसे भी, वे सेमीट्रांसपेरेंट हैं, इसलिए आप एक डॉक्यूमेंट पर टेक्स्ट देखेंगे कि आपके पास कौन सा फोल्डर है।


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मेरे लिए इस प्रकार की चीज़ों को व्यवस्थित करने का एकमात्र तरीका यह है कि आप उनका उपयोग करने जा रहे हैं, तो उन चीज़ों को प्रिंटआउट कर लें, जैसे ही आप उनका उपयोग करते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप हवाई अड्डे के लिए ड्राइव करने जा रहे हैं, तो एक हवाई जहाज पर चढ़ें, फिर जब आप उतरें तो एक भाड़े की कार लें, फिर होटल में ड्राइव करके आई-आउट में चेक आउट करने का आदेश दें।

  1. हवाई अड्डे के पार्किंग विवरण
  2. हवाई अड्डा चेकइन विवरण
  3. कार किराया विवरण
  4. होटल का विवरण
  5. वापसी उड़ान चेकइन विवरण

सामान को फेंकने के लिए याद रखें - जैसे कि मैं प्लेन के लिए चेक-इन करने के बाद, मैंने चादरें 1 & 2 फेंक दी होंगी, जिसका अर्थ है कि मैं किराए की कार लेने के लिए जाने के लिए शीट 3 (कार किराया विवरण) शीर्ष पर हूं। यह इसे सुपर त्वरित और आसान बनाता है - बस पहले / शीर्ष शीट को बाहर निकालें और आपका काम हो गया।

प्रोटिप: यदि एक प्रिंट आउट कई शीट पर है, तो उन्हें संभालना आसान बनाने के लिए उन्हें एक साथ स्टेपल करना सुनिश्चित करें।

छोटी / सरल यात्राओं के लिए मैंने इन प्रिंट आउटों को एक साधारण A4 लिफाफे में रखा और इसे अपने कैरी-ऑन बैग में छोड़ दिया।

Protip: बड़े लेखन में लिफाफे के बाहर महत्वपूर्ण सामान लिखें - उड़ान संख्या और समय, टर्मिनलों, होटल का पता आदि। इसका मतलब है कि अगर आप जल्दी में हैं तो आप आसानी से उस जानकारी को प्राप्त कर सकते हैं।

बहुत सारे आरक्षणों के साथ लंबी / जटिल यात्राओं के लिए मैंने प्रिंट-आउट को एक "डिस्प्ले बुक" में डाल दिया, जो कि ए 4 प्लास्टिक के लिफाफे का एक गुच्छा है, जो एक किताब में बंधा हुआ है, इसलिए मैं बस उन सभी के माध्यम से फ्लिप कर सकता हूं। प्रदर्शन पुस्तकें सस्ती और हल्की हैं - मैंने उन्हें विभिन्न चीजों के लिए 30 या 40 आरक्षण के साथ लंबी यात्राओं पर उपयोग किया है और वे सब कुछ साफ रखने के लिए वास्तव में अच्छी तरह से काम करते हैं।

बेशक ये पेपर प्रिंट-आउट बैकअप हैं। मैं अपने फोन पर इसका अधिकांश / पिन-फॉर-ऑफलाइन उपलब्ध होगा।


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मेरे पास एक छोटा (ए 5) मोल्सकाइन नोटबुक है जो मैं यात्रा के लिए उपयोग करता हूं। अंदर के कवर में मैं उन चीजों को लिखता हूं जो शायद ही कभी बदलती हैं और कई यात्राओं में समान होंगी, जैसे कि मेरा पासपोर्ट नंबर (यदि यह खो जाता है), कार्ड नंबर, मेरे बैंक के लिए फोन नंबर (मामले में मुझे अपने कार्ड रद्द करने की आवश्यकता है) , आदि तो मैं अलग-अलग पृष्ठों पर कालानुक्रमिक क्रम में यात्रा के प्रत्येक पहलू का विवरण लिखता हूं। यात्रा के बाद / अगले एक से पहले इन पृष्ठों को हटाना आसान है।

उड़ानों के लिए, मेरे पास हवाई अड्डा, एयरलाइन, उड़ान संख्या, टर्मिनल (यदि लागू हो) और प्रस्थान का समय होगा। होटलों के लिए (या, अब और अधिक संभावना है, airbnbs), नाम, पता, टेलीफोन नंबर, बुकिंग पुष्टिकरण नंबर, मेरे ठहरने की तारीखें।

यह जेब में फिट होने के लिए काफी छोटा है, मेरे पासपोर्ट की तुलना में थोड़ा बड़ा है (हालांकि एक उचित मात्रा में मोटा है), और कवर बंद रखने के लिए एक लोचदार पट्टा है, इसलिए मैं अपने पासपोर्ट को अंदर रख सकता हूं ताकि उन्हें एक साथ रखा जा सके।

मेरे फोन पर, मेरे पास आमतौर पर एयरबीएनबी ऐप, यूनाइटेड के लिए ऐप है, और मैं स्टार / फ्लैग की पुष्टि ई-मेल करता हूं, ताकि आवश्यकता पड़ने पर मैं उन्हें जल्दी से ढूंढ सकूं। मैं दूसरी बैटरी भी ले जाता हूं ताकि यात्रा करते समय मुझे बैटरी के मरने की इतनी चिंता न हो।

मुद्रण के संदर्भ में, जितना संभव हो उतना कम। आम तौर पर केवल उन चीज़ों की आवश्यकता होती है, जिन्हें मैं देश में सीमा नियंत्रण से गुजरने के लिए कर रहा हूं, जैसे मैं यात्रा कर रहा हूं (उदाहरण के लिए मेरी फ्लाइट आरक्षण (ओं) का एक प्रिंट जो मेरे पास वापसी टिकट है) और ऐसा कुछ भी जहां वे स्पष्ट रूप से राज्य करते हैं ' टी इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां / ई-टिकट स्वीकार करें (मैंने पिछले साल अमेरिका की यात्रा के हिस्से के रूप में सिएटल और स्पोकेन के बीच ग्रेहाउंड से यात्रा की थी, उन्होंने केवल टिकट के एक मुद्रित संस्करण को स्वीकार किया था)।

रसीदें जो मैं यात्रा के दौरान जमा करता हूं बस अपने बटुए में जाता हूं जब मुझे घर मिलता है।

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