बैठकों में कठिन या अप्रत्याशित तकनीकी सवालों को संभालना [बंद]


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जिस परियोजना पर मैं काम कर रहा हूं, उसके आधार पर, मुझे क्लाइंट कंपनियों में आंतरिक हितधारकों या तकनीकी प्रबंधन दोनों के साथ अधिक बैठकों में भाग लेने की आवश्यकता हो सकती है।

इन बैठकों के दौरान, अनिवार्य रूप से कुछ प्रश्न क्रॉप किए जाएंगे जो या तो:

  • आपके पास इसका जवाब नहीं है।
  • आपने एक कारण या किसी अन्य के बारे में नहीं सोचा है।
  • आप अप्रासंगिक हो सकते हैं या वर्तमान बैठक के दायरे से पूरी तरह बाहर हो जाएंगे।

प्रत्येक मामले में, आप इन सवालों का जवाब कैसे देते हैं? ईमानदार रहते हुए शेष आधिकारिक पर कोई सुझाव या चाल?

जवाबों:


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a) मुझे पता चलेगा कि इसका उत्तर परियोजना के उस क्षेत्र के लिए जिम्मेदार व्यक्ति से क्या है और अगले दो दिनों के भीतर आपको वापस मिल जाएगा

b) यह एक अच्छा बिंदु है, इसे बढ़ाने के लिए धन्यवाद। मैंने इस पहलू के बारे में नहीं सोचा है, लेकिन अगले दो दिनों के भीतर आपको वापस मिल जाएगा

ग) आप वास्तव में इस बारे में क्या मतलब रखते हैं क्योंकि यह परियोजना की मेरी समझ के साथ फिट नहीं लगता है।

ज़रूर, बस उदाहरण हैं लेकिन अगर आप उन लोगों के पीछे के अर्थ को पढ़ते हैं जो उनकी अपेक्षाओं को प्रबंधित करने और उन्हें प्रक्रिया का हिस्सा बनाने के बारे में हैं। मुखर होने के रूप में भी जाना जाता है।


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आपने तीन प्रकार के प्रश्नों का उल्लेख किया है:

a) आपको इसका उत्तर नहीं पता है: उन्हें बताएं कि मुझे उत्तर का पता नहीं है, लेकिन आपको इसका उत्तर मिल जाएगा। फिर उनके प्रश्न / चिंता को लिख लें और जल्दी से उनके पास वापस जाएँ।

ख) आपने एक कारण या किसी अन्य के बारे में नहीं सोचा है: उन्हें बताएं कि यह एक दिलचस्प विचार है। फिर इसे लिख लें और जल्दी से फॉलोअप करें।

ग) आप अप्रासंगिक होने के लिए या वर्तमान बैठक के दायरे से पूरी तरह से बाहर हैं: यह उत्तर अधिक जटिल है। यदि यह पूरी परियोजना के लिए अप्रासंगिक है, तो उन्हें धीरे से यह बताने का प्रयास करें कि यह संबंधित नहीं है। लेकिन इसे ध्यान से करें क्योंकि आप नहीं जानते कि वे इसे क्यों ला रहे हैं। यदि यह परियोजना से संबंधित है, लेकिन बैठक से संबंधित नहीं है; उन्हें बताएं कि आप इसे सही व्यक्ति के पास भेज देंगे। फिर इसे लिख लें, और जल्दी से फॉलोअप करें।

जैसा कि आप परियोजना में अनुभव प्राप्त करते हैं, शर्मिंदगी के मुद्दों को रास्ता मिलेगा। जैसा कि आप नौकरी पर अधिक अनुभव प्राप्त करते हैं, आप इस प्रकार के प्रश्नों को संभालने में बेहतर होंगे।


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यह सभी के लिए समय-समय पर होता है, चाहे वह कितना भी अनुभवी या तैयार क्यों न हो। इन स्थितियों में ईमानदारी सबसे अच्छी नीति है, जिसका अर्थ है कि आपके पास जवाब नहीं है। यदि आप इसके माध्यम से अपना रास्ता बनाने की कोशिश करते हैं, तो आप लंबे समय में बहुत अधिक विश्वसनीय होंगे।

विशिष्ट प्रश्न:

(ए) यदि आपको जवाब नहीं पता है, तो बस अपने कंधों को सिकोड़ने के बजाय, महत्वपूर्ण बात यह है कि लोगों को यह समझने के लिए आश्वस्त करें कि वे क्या पूछ रहे हैं और आप दूर जाकर पता कर सकते हैं। यदि आपको भारी उठान की आवश्यकता हो तो आप इसमें समयावधि और कुछ कार्य शामिल करना चाहते हैं।

(बी) यदि आप इसके बारे में यद्यपि नहीं हैं, फिर से, यह ठीक है। ऊपर के समान, बस उन्हें बताएं और उनके पास वापस जाएं।

(ग) यदि आपको लगता है कि प्रश्न अप्रासंगिक हैं, तो आपको आम तौर पर इस बारे में चतुराई से बोलना चाहिए कि ऐसा क्यों है; यह बहुत संभव है कि उन्हें एहसास नहीं था कि यह अप्रासंगिक था। यदि आप पेशेवरों के साथ काम कर रहे हैं, तो वे स्वीकार करेंगे कि यदि आप प्रमाण / तर्क प्रदान करते हैं, और उनके साथ जाँच करके आप इसे अप्रासंगिक मान लेंगे, तो आप अच्छी तरह से यह जान सकते हैं कि यह सब के बाद भी प्रासंगिक है।


+1 के लिए "आप अच्छी तरह से पता कर सकते हैं कि यह सब के बाद भी प्रासंगिक है"। आपको ऐसा कुछ याद आ रहा है जो दूसरे देख रहे हैं।
अर्ध

+1 @ ससेमज से सहमत है। मैं मीटिंग में लोगों के साथ संबंध और विश्वास पर काम करने के लिए पृष्ठभूमि में भी जोड़ूंगा क्योंकि यह "आई विल गेट टू यू" प्रतिक्रिया को बहुत आसानी से स्वीकार कर लेगा।
जसकॉं

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उपरोक्त सुझाव निश्चित रूप से महान हैं, और अधिकांश संदर्भों में अच्छी तरह से काम करते हैं। जैसे अन्य उत्तरदाताओं ने संकेत दिया कि यह होने के लिए बाध्य है - खासकर यदि आप स्मार्ट लोगों को विचार प्रस्तुत कर रहे हैं और उनकी आलोचना या प्रतिक्रिया की तलाश कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, स्टार्ट-अप के लिए धन जुटाने की कोशिश कर रहे हैं)।

हालाँकि आप जवाब देते हैं कि आप कुछ चीजें हासिल करना चाहते हैं:

  • अपने विषय / ग्राहकों के लिए साख और अधिकार हासिल करें (इसका मतलब यह भी है कि उन चीजों को गढ़ना या बनाना नहीं जो आप वास्तव में नहीं जानते हैं)
  • उनकी प्रतिक्रिया को स्वीकार करें (ताकि उन्हें सुना और समझा जाए)
  • प्रस्तुति / बैठक को ट्रैक पर रखें

हालांकि सुझाव निश्चित रूप से सहायक हैं, इस प्रश्न के लिए एक महान डिजाइन पैटर्न निम्नानुसार काम करता है:

  1. प्रश्न को पुनर्स्थापित करें और सुनिश्चित करें कि आप समझ रहे हैं कि वे क्या पूछ रहे हैं और क्यों (क्योंकि कभी-कभी यह स्पष्ट नहीं है, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उनके मूल कारण को संबोधित करते हैं)। उदाहरण के लिए "आप यहाँ पर [तकनीक सम्मिलित करें] का उपयोग कर रहे हैं [यहाँ एक ऐसी तकनीक डालें" जिस पर आपने गौर नहीं किया हो]? " इस प्रश्न के साथ एक प्रश्न (या प्रश्नों की श्रृंखला) का पालन करना अच्छा होगा, क्योंकि उन्होंने यह क्यों पूछा और यदि उनके पास विभिन्न तकनीकों के साथ अनुभव था, या विक्रेताओं के साथ संबंध आदि, तो सुनिश्चित करें कि आप समझ रहे हैं कि उन्हें क्या मिल रहा है। और क्यों (क्योंकि वे वास्तव में कुछ के साथ अनुभव किया जा सकता है, या बस इसे कफ से दूर के बारे में सुना, आदि - और आपको हर स्थिति का अलग तरीके से इलाज करने की आवश्यकता है)।
  2. "पूछने वाले" को स्वीकार करें और गैर-टकराव वाले तरीके पर सवाल उठाएं - यानी "यह एक महान सवाल है ...." या "यह एक दिलचस्प परिप्रेक्ष्य है ....."
  3. पहचानें कि आप "" ... मुझे ईमेल पर उस पर वापस जाने की योजना कैसे बनाते हैं "(ए) या" ... यह निश्चित रूप से आगे के विचार के लिए एक विषय है, लेकिन चलो इसे अभी और शायद आप और मैं इसके बारे में ऑफ़लाइन चर्चा कर सकता हूं। ” (बी) या "... यह एक अच्छा बिंदु है, लेकिन चूंकि बैठक का लक्ष्य {यहां सम्मिलित करना} है, चलो अभी आगे बढ़ते हैं लेकिन अगर समय की अनुमति देता है तो हम इस पर वापस आ सकते हैं।"

आम तौर पर "क्यों" वे कुछ पूछ रहे हैं, यह समझने में मदद मिलेगी कि आप सबसे अच्छा फॉलो अप का चयन करें, और सुनिश्चित करें कि उन्हें सुना और समझा हुआ लगता है।


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  • कभी भी उन तथ्यों को न तो सुधारें और न ही बनाएं जिन्हें आप नहीं जानते या देने के लिए पर्याप्त रूप से तैयार नहीं हैं। जिन प्रश्नों के उत्तर आप नहीं दे सकते, उन्हें वापस लेने के बाद वापस आने के लिए कहें।
  • यदि वर्तमान चर्चा के लिए कुछ गुंजाइश से बाहर है, तो ऐसा कहें और सुझाव दें कि आप बैठक के बाद उस व्यक्ति के साथ इस पर चर्चा कर सकते हैं
  • मीटिंग से पहले प्रश्न भेजने के लिए हमेशा लोगों को आमंत्रित करें, जिससे आपको उत्तर तैयार करने का अवसर मिले। यदि आप बैठक का आयोजन कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास एक एजेंडा है जिसे आप पहले ही भेज देते हैं (यह केवल कुछ पंक्तियाँ हो सकती हैं, जब तक कि यह बैठक की रूपरेखा क्या है)।
  • यदि आप बैठक का आयोजन नहीं कर रहे हैं, तो आयोजक को एक एजेंडा प्रदान करने के लिए कहें जब तक कि कोई पोस्ट न किया जाए।

मेरे अनुभव में, आउट-ऑफ-स्कोप चर्चाओं या प्रश्नों के सबसे सामान्य कारणों में से एक आप एजेंडा-कम बैठकों के लिए तैयार नहीं हैं। हमेशा एक बैठक की मांग एक स्पष्ट एजेंडा है। यदि बैठक को किसी निर्णय पर निर्णय देना है, तो यह एजेंडा में स्पष्ट रूप से इंगित किया जाना चाहिए, और इसे बैठक के बाद भेजे गए मिनटों या नोटों में परिलक्षित (और स्वीकार किया जाना चाहिए) होना चाहिए।

अगर लोग बिना किसी एजेंडे के मीटिंग बुलाने पर जोर देते हैं, तो इसे अपने साथ लाएं और सुझाव दें कि यह एक के साथ अधिक कुशल होगा। अगर वह काम नहीं करता है, तो अपने बॉस को इस प्रेरणा के साथ लाएं कि आपका समय व्यर्थ हो रहा है। यदि आपको लगता है कि आप इसके साथ दूर हो सकते हैं (बहुत बुरी इच्छा के बिना), तो बेझिझक एजेंडा-कम बैठकें शुरू करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। मुझे इसके लिए कुछ समय का सहारा लेना पड़ता है जब चीजें बहुत अधिक हो जाती हैं।


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मैंने इस उल्लेख को नहीं देखा है, लेकिन सबसे बुरी बात आप उन्हें बीएस करने की कोशिश कर सकते हैं। यह हमेशा जवाब देने के लिए उचित है:

क) आप जवाब का
जवाब नहीं जानते: "पता नहीं है, लेकिन मुझे पता चल जाएगा"

ख) आपने एक कारण या किसी अन्य
प्रतिक्रिया के बारे में नहीं सोचा है : "विषय कभी नहीं आया। मैं कुछ शोध करूंगा और आपसे मिलूंगा।"

ग) आप अप्रासंगिक होने या वर्तमान बैठक के दायरे से पूरी तरह से बाहर निकलने के लिए
प्रतिक्रिया व्यक्त करते हैं: "हमें एक और बैठक में इस पर चर्चा करनी चाहिए"

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