मैंने उन कंपनियों के लिए मेल माइग्रेशन करने में बहुत समय बिताया है जिनमें या तो बहुत कम आईटी फोकस था, या सामान्य मुद्दों को संभालने के लिए कोई पूर्णकालिक कर्मचारी नहीं था। परिणामस्वरूप, ईमेल के उपयोग और सर्वोत्तम प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने वाली नीतियों को कभी स्थापित नहीं किया गया था। इन वातावरण में अंतिम उपयोगकर्ता गैर-तकनीकी होते हैं और परिवर्तन का विरोध करते हैं।
मैं निश्चित रूप से मेल प्लेटफार्मों को बदलने / आगे बढ़ने / अपग्रेड करने के यांत्रिकी को समझता हूं। ज्यादातर मामलों में, मैं लिनक्स आधारित POP3 या IMAP से Microsoft Exchange में ले जाने में फर्मों की सहायता करता हूं। इस प्रकार की चाल उपयोगकर्ता की कई बुरी आदतों को उजागर करती है।
मेरी चिंता पूरी तरह से उस डिस्क स्थान के बारे में नहीं है जो ईमेल होर्डिंग मुद्दों में शामिल है, जो मैंने पिछले दिनों में सामना किया है ; हर कंपनी में हमेशा एक होता है । यह उन मुद्दों और गालियों के बारे में है जो मैं आमतौर पर एक बार देखता हूं जब मैं एक विशेष फर्म के साथ काम कर रहा हूं।
अंतिम प्रवास के दौरान, मैंने देखा:
वे उपयोगकर्ता जो
CC:प्रत्येक ईमेल पर स्वयं हैं (संभवतः संदेश के थ्रेड पर नज़र रखने के तरीके के रूप में?)।भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में 300 मेगाबाइट संदेश ?:
आउटलुक भेजने वाले लोग हर आउटगोइंग मैसेज पर रसीदें पढ़ते हैं ।
जो उपयोगकर्ता अपने साथ संपर्क करने वाले प्रत्येक संपर्क के लिए सबफ़ोल्डर्स बनाए रखते हैं । कभी-कभी मैन्युअल रूप से। कभी-कभी बहुत टूटी-फूटी क्लाइंट-साइड नियमों के साथ।
उप-संगठनकर्ताओं का संगठन । (उनमें से केवल एक संदेश के साथ कुछ फ़ोल्डर्स)।
इनबॉक्स के तहत सबफोल्डर्स (मुझे यकीन नहीं है कि यह एक बुरा अभ्यास है, लेकिन यह गलत लगता है)।
प्राथमिकता झंडे का गंभीर उपयोग। सब कुछ उच्च महत्व है !!
भेजे गए आइटम फ़ोल्डर में ईमेल के 4+ वर्ष ।
इनबॉक्स में 25,000 या अधिक आइटम (उनमें से अपार प्रतिशत के साथ)।
हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में 15,000 या अधिक संदेश ।
उनके ड्राफ्ट फ़ोल्डर में 24,000 आइटम वाला उपयोगकर्ता ! (एक गलत क्लाइंट-साइड नियम का परिणाम)।
ऑटो-अभिलेखागार नियंत्रण से बाहर हो रहा है।
यह कैसे होता है?
- क्या यह है कि ईमेल अपेक्षाकृत नया है, और उपयोगकर्ता इसे अच्छी तरह से उपयोग करने के बारे में शिक्षित नहीं हैं?
- क्या यह UI समस्या है जहाँ हटाए गए आइटम फ़ोल्डर केवल एक-कुंजी फाइलिंग सिस्टम है?
- क्या प्रशासक धीरे-धीरे सही कार्यों में मदद करने के लिए अपनी भागीदारी नहीं कर रहे हैं?
- यदि उपयोगकर्ताओं को बुनियादी ईमेल की समस्या है, तो मैं उन्हें ऑफ़-ऑफ़-ऑफिस उत्तरों के बारे में पढ़ाने की चुनौती से कैसे निपटूँ और समूह कैलेंडर (gulp) कैसे काम करूँ?
मेरा सवाल यह है कि क्या किसी के ईमेल को प्रबंधित करने के बारे में दिशानिर्देशों का एक मानक सेट है? (एक पैम्फलेट भी?)
उपयोगकर्ता शिक्षा के मुद्दे इन तैनाती को धीमा कर देते हैं क्योंकि मैं उन वर्कफ़्लो को बदल रहा हूं जो लोगों को विभिन्न तरीकों से प्राप्त हुए हैं। और जब यह किसी संगठन के सभी स्तरों / भूमिकाओं पर लोगों को प्रभावित करता है, तो ऐसा लगता है कि इसमें कोई मानक नहीं है।