अपने करियर के दौरान, मैंने बहुत से उपयोगकर्ताओं का सामना किया है जो ईमेल होर्डर्स थे ...
मैं एक 100-उपयोगकर्ता वातावरण का प्रबंधन कर रहा हूं, जहां उपयोगकर्ताओं के पास पहले 100mb कोटा और एक बुनियादी साइरस IMAP / पोस्टफिक्स समाधान था। इसके कारण स्थानीय रूप से संग्रहीत मेल और डेटा-रिटेंशन और संबंधित विफलताओं के साथ पीसी विफलताओं के बाद बहुत सारी समस्याएं पैदा हो गईं।
मैं तुरंत MailArchiva के साथ Exchange 2010 की ओर बढ़ा(खोज / संग्रह के लिए) और इस सेटअप में लगभग एक साल से गुनगुना रहा है। इनबाउंड और आउट सब कुछ संग्रहीत और अनुपालन उद्देश्यों के लिए बनाए रखा गया है। मैंने शुरू में प्रति उपयोगकर्ता 3GB मेलबॉक्स सीमा निर्धारित की थी। मुट्ठी भर उपयोगकर्ताओं को ईमेल के काम करने के सेट के लिए अतिरिक्त स्थान की आवश्यकता होती है और इसे सही ठहराने में सक्षम थे, इसलिए मैंने कुछ अपवाद बनाए हैं। हालांकि, मेरे पास एक विशेष रूप से खराब (लेकिन महत्वपूर्ण) उपयोगकर्ता है, जिसका इनबॉक्स वर्तमान में 22,000 आइटम हैं, जिनमें से 14,000 अपठित हैं। यह शायद संदेशों की संख्या नहीं है, लेकिन ईमेल की प्रकृति; बहुत सारी रिपोर्ट, बयान और बड़ी पीडीएफ अटैचमेंट। यह एक ब्लैकबेरी उपयोगकर्ता भी है, इसलिए मुझे संदेह है कि वे विषय के आधार पर, चुनिंदा मेल पढ़ते हैं। उपयोगकर्ता ने पहली बार 3GB की सीमा को मारा है और मेलबॉक्स को prune करने के लिए तैयार नहीं है। मैंने मेल बहने रखने के लिए उनकी 3,000 नष्ट की गई वस्तुओं का ध्यान रखा, लेकिन उपयोगकर्ताओं को अपने ईमेल को व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में शिक्षित करने के बारे में एक नुकसान में हूं। मैं कठोर नीतियों का प्रबंधन कर सकता हूं और एक कठोर हो सकता हूं, या मैं उपयोगकर्ता के साथ बैठ सकता हूं और मेल और पर्स को मेल करने में मदद कर सकता हूं। किसी भी तरह से, यह शिक्षा के साथ मदद करने के वास्तविक मुद्दे को संबोधित नहीं करता है।
क्या यहां किसी के पास इस प्रकार की स्थिति से निपटने के लिए कोई सुझाव है? मुझे कुछ उदाहरण दिशा-निर्देश चाहिए। यदि आप अपनी फर्म में नीतियों का उपयोग कर रहे हैं, तो किस प्रकार की नीतियां लोगों को नियंत्रण में रखने में मदद करती हैं?
मुझे लगता है कि लोग मेल का उपयोग अलग-अलग तरीके से करते हैं, लेकिन उन्हें संगठन के एक विशेष तरीके से मजबूर करना एक चुनौती है। मैं सबसे अच्छा उदाहरण भी नहीं हो सकता, लेकिन मुझे यह भी पता है कि क्या रखना है और क्या हटाना है।
अद्यतन - पहली लड़ाई खत्म हो गई है, जिसमें मैं कुछ उचित छंटाई द्वारा उपयोगकर्ता को एक्सचेंज मेलबॉक्स सीमा के तहत रखने में सक्षम हूं। हालाँकि, मैं उपयोगकर्ता के कंप्यूटर को फिर से बनाने के लिए गया और केवल 6,500 से अधिक सबफ़ोल्डर्स के साथ 17GB की स्थानीय PST फ़ाइल की खोज की! उपयोगकर्ता सबफ़ोल्डर की एक सरणी में संदेशों को कॉपी (स्थानांतरित नहीं) कर रहा था; कभी-कभी एकल संदेशों को कई फ़ोल्डरों में कॉपी / दायर किया जाता है। फ़ाइल के भीतर फ़ोल्डर्स के प्रदर्शन क्रम को नियंत्रित करने के लिए अंडरस्कोर (_) और उपसर्ग (az) का उपयोग किया गया था!उपयोगकर्ता भी आउटबाउंड ईमेल पर खुद को CC'ing कर रहा था ताकि संदेशों का इनबॉक्स रिकॉर्ड बाद में स्थानीय पीएसटी के सबफ़ोल्डरों में से एक में दर्ज किया जा सके। यह प्रौद्योगिकी का एक पूर्ण दुरुपयोग है और कंपनी के डेटा को व्यवस्थित करने का एक डरावना तरीका है। मैं इसे स्थिति को संबोधित करने के लिए मालिकों को सौंप रहा हूं, क्योंकि यह अब कंपनी की देनदारी है।