कई देशों के यात्री वीजा-मुक्त / वीजा-ऑन-अरेंजमेंट व्यवस्था के कारण इस अनुभव का सामना नहीं करते हैं। हालाँकि, बाकी सभी - और यह सिर्फ 'छोटे' देशों के यात्रियों का नहीं है, बल्कि भारत और चीन जैसे बड़े लोगों (सिर्फ दुनिया के दो सबसे अधिक आबादी वाले देशों का उल्लेख करने के लिए) में भी - अक्सर अग्रिम में वीजा के लिए आवेदन करना पड़ता है। फिर भी, कई वीजा आवेदन के लिए आवेदक को डाक से आवेदन करने के लिए कोई विकल्प नहीं होने के साथ व्यक्तिगत रूप से दस्तावेजों को सौंपना पड़ता है।
मेरे पास ऐसी परिस्थितियां हैं जहां मुझे अग्रिम रूप से वीजा आवेदन करने की आवश्यकता थी। मेरे पास पोस्टल एप्लिकेशन बनाने का विकल्प था, लेकिन अपने दस्तावेज़ों की सुरक्षा के लिए मैं अक्सर इन्हें विशेष वीजा एजेंसियों के माध्यम से करवाता हूं। आपने यह उल्लेख नहीं किया है कि आप कहां से हैं, इसलिए मैं विशिष्टताओं का सुझाव नहीं दे सकता। मैंने पूर्व में CIBT का उपयोग किया है और उनकी कई देशों में शाखाएं हैं। विशिष्ट वीज़ा एजेंसियां जो आपके दस्तावेज़ प्राप्त करती हैं, और उसके बाद सुरक्षित चैनल या संदेशवाहक का उपयोग करती हैं जो व्यक्तिगत रूप से आपके दस्तावेज़ प्रस्तुत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप किस देश के लिए आवेदन कर रहे हैं (बुर्किना फ़ासो, इस बात पर निर्भर करता है कि आप शायद एक ट्रैवल एजेंसी को भुगतान करेंगे, विशेष रूप से वीज़ा प्रक्रियाओं के लिए।)
आप जो भी करते हैं - एक एजेंसी या अपने आप को भेजें - हमेशा एक कूरियर सेवा या एक 'सुरक्षित डिलीवरी' डाक सेवाओं का उपयोग करें। उदाहरण के लिए यूके में रॉयल मेल 'स्पेशल डिलीवरी' प्रदान करता है जिसके लिए डिलीवरी की आवश्यकता होती है, साथ ही एक निश्चित राशि तक पैकेज की सामग्री का स्वचालित रूप से बीमा करता है। जांचें कि आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कूरियर / डाक सेवा में यह बीमा कवरेज है - यदि यह करता है, तो यह सुनिश्चित करना उनके सर्वोत्तम हित में है कि ऐसे पैकेज खो न जाएं अन्यथा बीमा पर उनके परिचालन खर्च बढ़ जाएंगे। और अगर किसी तरह एक पैकेज खो जाता है, तो आप उनसे पासपोर्ट प्रतिस्थापन की लागत का दावा कर सकते हैं।