पहले, सुनिश्चित करें कि आप शारीरिक रूप से सभी प्रासंगिक कागजी कार्रवाई करते हैं। इसलिए, यदि कंपनी के पास होटल के साथ एक समझौता है, तो एक प्रति ले जाएं, अगर कोई ईमेल है जहां वे उस कार्ड को स्वीकार करने, उसे प्रिंट करने आदि के लिए सहमत हैं।
वह स्वयं कुछ मामलों में इसे हल कर सकता है। एक ग्राहक कहता है "मेरी कंपनी होटल एक्स के साथ सहमत है" चेन लेटरहेड के साथ एक दस्तावेज के समान नहीं है, जिसे मुख्य शाखा द्वारा भेजा गया है, एक्स कह रहा है।
(इसके अलावा, यह दोनों की स्थिति को स्पष्ट करने में मदद कर सकता है, क्योंकि X-with-company-Y में ठीक-ठाक प्रिंट हो सकता है, जिसके बारे में न तो आपको और न ही क्लर्क को पता था)
फिर भी, यह मामला हो सकता है कि वे जोर देते हैं कि आपके नियोक्ता क्रेडिट कार्ड को स्वीकार करना "असंभव" है या यहां तक कि "अवैध" भी है। उन्हें इसका दस्तावेज बनाओ । दस्तावेज़ XYZ के अनुसार, उन्हें यह कहते हुए आपको एक फ़ॉर्म प्रदान करने के लिए कहें कि आपने उन्हें कार्ड 1234 स्वीकार करने के लिए कहा था, लेकिन वे ऐसा नहीं कर सकते क्योंकि <उनका बहाना>, आपके व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने के अलावा और कोई विकल्प नहीं है और वे स्वीकार करते हैं अगर यह उनके हिस्से में कोई त्रुटि है, तो वे किसी भी या इसके कारण होने वाली अतिरिक्त लागतों के लिए जवाबदेह होंगे। क्या यह कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित है, और आदर्श रूप से होटल के टिकट के साथ भी।
अधिमानतः, पाठ को पहले से तैयार करें और अपने कानूनी विभाग के साथ समीक्षा करें, और ऐसे दस्तावेज प्रासंगिक वैधानिक और एक स्थान के साथ तैयार किए जाएं जहां वे मुद्दे का विवरण भर सकें।
यदि वास्तव में ऐसा करना असंभव है, तो लिखित रूप में स्वीकार करने के लिए कोई समस्या नहीं होनी चाहिए?
ठीक है, आपको शायद पता चल जाएगा कि ऐसा करने से पहले वे इसे करने के लिए अतिरिक्त प्रयास करेंगे। या अचानक, वास्तव में एक और विकल्प है।
यदि वे मना करते हैं, तो तर्क दें कि आपको इस तरह की अनियमितता को सही ठहराने की आवश्यकता है (आखिरकार, यदि वे पहले से ही सबकुछ संभाल लेंगे तो आपकी कंपनी आपकी प्रतिपूर्ति क्यों करेगी?)। यदि वे करते हैं, तो उन्हें अपना व्यक्तिगत कार्ड दें और जारी रखें। बाद में कार्यालय में आपके अकाउंटेंट बताई गई समस्या की समीक्षा कर सकते हैं और कार्रवाई का सबसे अच्छा तरीका तय कर सकते हैं। यह संभव है कि होटल के साथ समझौते का कुछ हिस्सा अस्पष्ट था, और उन्हें अगली बुकिंग पर अतिरिक्त खंड जोड़ने की आवश्यकता है। यह संभव है कि होटल में गलती हो, जिस स्थिति में आपके पास एक दस्तावेज है जहां वे एक कार्ड स्वीकार करने के लिए सहमत होते हैं और दूसरा जहां वे ऐसा करने से इनकार करते हैं, जो उन्हें आपकी कंपनी के करों की प्रतिपूर्ति करने का अनुरोध करने के लिए एक बहुत स्पष्ट मामला लगता है, आपके प्रतिपूर्ति करने वाले आपके एकाउंटेंट के काम की लागत, परिणाम यदि आपके कार्ड के उल्लंघन के कारण समझौता किया गया था... या वे उस (अभी तक) के बारे में कार्रवाई नहीं करना पसंद कर सकते हैं, बस होटल संपर्क की शिकायत करें जो कार्ड को स्वीकार करने के लिए सहमत हो (जो कि होटल को समस्या से अवगत कराए, उदाहरण के लिए। यह उनके क्लर्कों को उनके बारे में सिखा सकता है। इन मामलों पर उचित प्रक्रिया), या यहां तक कि कुछ भी नहीं। किसी भी मामले में, आप होटल को उनके विरोधाभास को बताने के लिए मजबूर कर रहे हैं, और शुरुआती बिंदु होना चाहिए।