मैं अक्सर उन स्थितियों में भाग लेता हूं जहां एक स्प्रेडशीट पर जानकारी को अलग-अलग संगठनात्मक इकाइयों को विभाजित करने और वितरित करने की आवश्यकता होती है, लेकिन साथ ही मुझे उस जानकारी के लिए एक सूची के रूप में व्यापक रूप से ट्रैक करने और अपडेट करने में सक्षम होने की आवश्यकता होती है।
क्या इसके लिए आवश्यक महत्वपूर्ण कार्यों को स्वचालित करने का एक कुशल तरीका है?
- दिए गए विशेषता के आधार पर, एक मास्टर शीट को कई अलग-अलग फ़ाइलों में तोड़ें।
- मास्टर शीट और सभी संबंधित फ़ाइलों के बीच जानकारी को सिंक्रनाइज़ करें।
कॉलम हेडर और लेआउट के संदर्भ में प्रत्येक स्प्रेडशीट समान होगी। अधिकांश समय, डेटा को ट्रैक करने के दौरान लाइन आइटम को जोड़ा / हटाया नहीं जाएगा। आम तौर पर, मैं प्रत्येक पंक्ति वस्तु पर एक GUID भी असाइन कर सकता हूं जब मुझे क्रॉस-रेफरेंस डेटा को सक्षम करने की आवश्यकता होती है। यद्यपि यह समाधान के लिए आदर्श होगा कि वे अपवादों के लिए स्वचालित रूप से अनुकूल हों, वे काफी दुर्लभ होने चाहिए, जिन्हें मैं स्वयं आवश्यकतानुसार संभाल सकता हूं।
मैं एक्सेल फ़ार्मुलों को लिखने के साथ काफी परिचित हूं, और अक्सर इस तरह के सामान के लिए जटिल VLOOKUPS या इसी तरह के संचालन का उपयोग करके समाप्त हो जाएगा (जब मैं मैन्युअल रूप से शीट्स के बीच थोक कॉपी / पेस्ट नहीं कर रहा हूं)। मैं इसके लिए VBScript जैसी चीजें सीखने के लिए तैयार हूं, लेकिन व्यावहारिक रूप से भाषा में शून्य पृष्ठभूमि है।
शायद यह एक डेटाबेस के लिए अधिक कार्य है, जैसे एक्सेस, और मैं ऐसे विकल्पों के लिए भी खुला हूं। लेकिन अंत में मेरे आउटपुट को एक्सेल स्प्रेडशीट में होना चाहिए और अपडेट होने पर मुझे उन दस्तावेजों (दोनों तरीकों) से डेटाबेस को आसानी से सिंक्रनाइज़ करने में सक्षम होना चाहिए।
अगर संभव हो तो बिना किसी थर्ड-पार्टी सॉफ्टवेयर के मैं ऐसा करना पसंद करूंगा।
दुर्भाग्य से, यहाँ शामिल प्रक्रियाएँ आमतौर पर तदर्थ होती हैं। रिपोर्ट को अक्सर ई-मेल के माध्यम से आगे-पीछे भेजा जाता है। कभी-कभी, हम फ़ाइल शेयर और / या शेयर पॉइंट का उपयोग करते हैं। मुझे हर समय एक विशिष्ट प्रणाली के लिए सभी को मजबूर किए बिना, जितना संभव हो उतना अनुकूल करने में सक्षम होने की आवश्यकता है। (हालांकि यह आदर्श होगा, इसे हल करना मेरे अधिकार से परे की समस्या है।)
इस के समान कुछ अच्छा होगा:
- "मास्टर शीट" (या डेटाबेस) दुनिया के मेरे अपने छोटे से कोने में रहता है (फ़ाइल शेयर, शेयर पॉइंट, डेस्कटॉप, जहाँ भी)।
- "मास्टर शीट" एक निर्धारित स्थान पर "चाइल्ड शीट्स" निर्यात करती है, जहां भी मुझे उनकी आवश्यकता है। सभी बच्चों को एक ही स्थान पर संग्रहीत या नहीं किया जा सकता है।
- "चाइल्ड शीट्स" को या तो सीधे लिंक किए गए स्थान पर अपडेट किया जाता है, या मैं सिंक्रनाइज़ेशन से पहले नवीनतम संशोधनों को मैन्युअल रूप से लिंक किए गए पथों पर कॉपी कर दूंगा।
- "मास्टर शीट" को ऑन-डिमांड में लिंक किए गए "चाइल्ड शीट्स" से अपडेट को पुश / पुल करने में सक्षम होना चाहिए।