अच्छे इनबॉक्स प्रबंधन कार्यप्रणाली की तलाश [बंद]

Question

मुझे काम के लिए प्रतिदिन सौ ईमेल मिलते हैं। कई लोग एक ईमेल वार्तालाप का हिस्सा होते हैं जो कई दिनों या हफ्तों तक फैला होता है, इसलिए मैं उन्हें केवल एकमुश्त हटाने के लिए तैयार हूं, क्योंकि निकट भविष्य में मुझे किसी बिंदु पर संदर्भ के लिए उनकी आवश्यकता हो सकती है। परिणाम यह है कि मेरे इनबॉक्स में हजारों ईमेल अकेले हैं, जिनमें से अधिकांश अब प्रासंगिक नहीं हैं। मैं थंडरबर्ड का उपयोग करता हूं, इसलिए मेरे पास कुछ आयोजन सुविधाएँ उपलब्ध हैं, लेकिन मुझे वास्तव में ईमेल प्रबंधन के लिए एक अच्छी, समग्र कार्यप्रणाली की आवश्यकता है। क्या किसी के पास कोई सुझाव है? धन्यवाद!

Comments

त्वरित विचारों के लिए धन्यवाद। काश, मैं 2 या 3 ओ उत्तर की जांच कर सकता था; मुझे इनबॉक्स शून्य अवधारणा पसंद है।

— बजे जो कैसडोने

Answer 1

गेट थिंग्स ( जीटीडी ) प्रक्रिया के साथ संयुक्त "जीरो इनबॉक्स" रणनीति की विभिन्न व्याख्याओं का एक संयोजन ।

1. सेल्फ-डिसिप्लिन : केवल दिन में कुछ बार अपना इनबॉक्स देखें - जब आप काम शुरू करते हैं, तो काम खत्म करने से कुछ समय पहले और बीच में कुछ समय।
2. Mailfile संगठन : आपकी मेल फ़ाइल में दो "विशेष" फ़ोल्डर हैं: टोकरी और नरम-कचरा । फिर प्रोजेक्ट्स / विषयों के लिए विभिन्न उप-फ़ोल्डरों के साथ फ़ोल्डर्स काम करते हैं (और शायद निजी )।
3. प्रक्रिया : जब भी आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं, तो सभी मेल के साथ सौदा करें, शीर्ष पर शुरू करें और इनबॉक्स शून्य होने तक खत्म न करें। मेल की मात्रा के आधार पर, खाली होने तक पुन: इनबॉक्स पर जाएं।

प्रति मेल संभावित क्रियाएँ हैं:

• मेलबॉक्स के ट्रैश में तुरंत हटाएं (ऐसी चीजें जिनकी आपको निश्चित रूप से अब और आवश्यकता नहीं है)
• सॉफ्ट-ट्रैश फ़ोल्डर में ले जाएं (छोटी भविष्य में आपको जिन चीजों की आवश्यकता हो सकती है)
• टोकरी फ़ोल्डर में ले जाएँ (चीजें आप रखना चाहते हैं)
• काम या निजी फ़ोल्डरों के नीचे एक समर्पित फ़ोल्डर में स्थानांतरित करें (जो चीजें आप रखना चाहते हैं और वे महत्वपूर्ण हैं)

काम के नीचे टोकरी और समर्पित फ़ोल्डरों के बीच अंतर

सब कुछ टोकरी में डालने की कोशिश करें और बस खोज सुविधा का उपयोग करें। लेकिन शायद कुछ निश्चित विषय / परियोजनाएं / मुद्दे हैं जिन्हें आप एक साथ समूहित करना चाहते हैं और उनकी संपूर्णता में देखने में सक्षम हैं - इसलिए आप उन्हें उचित रूप से नामित फ़ोल्डर में रखें।

टोकरी फ़ोल्डर के लिए एक और टिप - आपके मेल एप्लिकेशन के आधार पर - संवर्धित खोज सुविधाओं के लिए टैग का उपयोग करना है।

सॉफ्ट-ट्रैश फ़ोल्डर के साथ क्या करना है

सॉफ्ट-ट्रैश फ़ोल्डर से मेल को नियमित रूप से हटाएं , जैसे कि 3 महीने से पुराने मेल। यह आपको एक निश्चित मात्रा में बैकलॉग मेल देता है जब आपको पता चलता है, कि आपको उस मेल की जरूरत है जिसे आपने 2 दिन पहले डिलीट किया था, b / c आपने सोचा था कि आपको फिर कभी इसकी आवश्यकता नहीं होगी ...

Comments

बस एक FYI- मैं इस महीने के बहुमत के लिए इस प्रकार के सेटअप के साथ चल रहा हूं, और मुझे यह पसंद है - मदद के लिए फिर से धन्यवाद!

— जो कैसडोंटे

Answer 2

मुझे वास्तव में इनबॉक्स शून्य रणनीति पसंद है। बेशक, इसके लिए कुछ प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन आप सहजता से ईमेल से निपटने की उम्मीद नहीं कर सकते, क्या आप कर सकते हैं?

Answer 3

इनबॉक्स शून्य सबसे अच्छा जवाब नीचे हाथ है, जैसा कि मन्नी ने सुझाव दिया था । आपको लगता है कि जांच का कार्य पूरा हो जाने के बाद तनाव मुक्त उत्पादकता (पेपरबैक) की कला: हो रही बातें हो गया

यह आपके नए पाए गए सुपरपावर को परिष्कृत करने में आपकी मदद करेगा

GTD प्रक्रिया को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए:

बाल्टी को संसाधित करते समय, एक सख्त कार्य-प्रवाह का पालन किया जाता है:

• शीर्ष पर शुरू करें।
• एक समय में एक आइटम से डील करें।
• कभी भी कुछ भी 'में' वापस न डालें।
• एक आइटम की आवश्यकता है कार्रवाई कर एक :
  • इसे करें (यदि इसमें दो मिनट से कम समय लगता है)
  • इसे निपटाओ
  • इसे हटा दें
• यदि किसी आइटम को कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, तो एक करें :
  • इसे संदर्भ के लिए फाइल करें
  • इसे दूर फेंक दो
  • बाद में संभव कार्रवाई के लिए इसे सेते हैं

अगर किसी काम को करने में दो मिनट का समय लगता है, तो उसे तुरंत किया जाना चाहिए। दो मिनट का नियम एक दिशानिर्देश है, जिसमें कार्रवाई को औपचारिक रूप से स्थगित करने में लगभग समय लगेगा।

अधिक के लिए विकिपीडिया लेख देखें ।

Answer 4

यह थोड़ा चरम / असंगठित है लेकिन जो मैं कभी-कभी करता हूं (gMail में) "सभी का चयन करें" और फिर महत्वपूर्ण लोगों को नज़रअंदाज़ करके उन्हें हटा दें और फिर 'संग्रह' पर क्लिक करें। वह केवल इनबॉक्स में महत्वपूर्ण सामग्री छोड़ता है।

मुझे लगता है कि यह मेरे लिए वास्तव में अच्छी तरह से काम करता है की तुलना में मेरे पास बहुत अधिक अनावश्यक ईमेल है।

हमेशा की तरह, YMMV।

Answer 5

मैंने अपने ईमेल को व्यवस्थित करना छोड़ दिया क्योंकि मुझे ऐसा लगा जैसे मैं इसे खराब कर रहा हूं और ईमेल को ढेर कर रहा हूं और फिर मुझे बस वह नहीं मिल रहा है जिसकी मुझे तलाश थी क्योंकि मुझे नहीं पता था कि मैंने इसे किस फ़ोल्डर में रखा है। मैं आउटलुक 2003 का उपयोग करता हूं और मुझे प्रति दिन 30 से कम संदेश मिलते हैं।

यहाँ अब मैं क्या कर रहा हूँ:

1. मैंने Google डेस्कटॉप स्थापित किया है क्योंकि यह मुझे मेरे ईमेल को किसी भी चीज़ से बेहतर खोज करने देगा जो मुझे मिल सकता है।
2. मैं अपने इनबॉक्स में एक महीने का ईमेल रखता हूँ। उसके बाद, मैं इसे एक अलग संग्रह में स्थानांतरित करता हूं।
3. मेरे पास मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले कुछ फ़ोल्डर हैं, लेकिन वे मुख्य रूप से मेरे द्वारा प्राप्त किए गए स्वचालित ईमेल के लिए हैं और उन ईमेल के लिए जिन्हें मैं अक्सर संदर्भित करता हूं। इन फ़ोल्डरों में से अधिकांश में एक नियम है जो स्वचालित रूप से उस फ़ोल्डर में ईमेल डालता है और मेरे इनबॉक्स को पूरी तरह से बायपास करता है।

सौभाग्य!