प्रशासक और सिस्टम के बीच मुख्य अंतर यह है कि प्रशासक एक वास्तविक खाता है (उदाहरण के लिए, इसका पासवर्ड है) जबकि सिस्टम नहीं है। (उचित रूप से बोलते हुए, सिस्टम एक "सुरक्षा प्रिंसिपल" है।)
एक व्यावहारिक अंतर यह है कि, यदि कंप्यूटर किसी डोमेन से जुड़ जाता है, तो सिस्टम के रूप में चलने वाली प्रक्रियाएं कंप्यूटर के डोमेन खाते के संदर्भ में डोमेन सर्वर तक पहुंच सकती हैं। जब तक कि पासवर्ड मैच करने के लिए या वैकल्पिक क्रेडेंशियल के लिए स्पष्ट रूप से प्रदान नहीं किया जाता है, तब तक प्रशासक के रूप में चलने वाली प्रक्रियाओं में डोमेन कंप्यूटर तक कोई पहुंच नहीं है।
यह फ़ाइल, निर्देशिका, रजिस्ट्री कुंजी, या अन्य सुरक्षित वस्तु के लिए संभव है कि केवल सिस्टम तक पहुँच प्रदान करे और प्रशासक को नहीं। हालाँकि, मुझे Windows के डिफ़ॉल्ट इंस्टॉलेशन पर किसी भी उदाहरण के बारे में पता नहीं है। संपादित करें: मैं एसएएम कुंजी के बारे में भूल गया, जिसमें स्थानीय खाता जानकारी शामिल है। इसका पूरा नियंत्रण केवल SYSTEM को दिया गया है, जिसके व्यवस्थापक समूह के पास न तो पढ़ने और लिखने की पहुंच है। क्रेमोवेट ने यह भी बताया है कि विस्टा के कई अन्य उदाहरण हैं।
बेशक, प्रशासक वैसे भी किसी भी अनुमति को ओवरराइड कर सकता है।
एक या दो ऑडबॉल विशेष मामले हैं। उदाहरण के लिए, WTSQueryUserToken फ़ंक्शन किसी प्रोग्राम को एक्सेस टोकन प्राप्त करने की अनुमति देता है जिसका उपयोग किसी निर्दिष्ट लॉग-ऑन उपयोगकर्ता के संदर्भ में एक नई प्रक्रिया शुरू करने के लिए किया जा सकता है। इस फ़ंक्शन का उपयोग केवल सिस्टम के रूप में चल रही प्रक्रियाओं द्वारा किया जा सकता है, प्रशासक के रूप में चलने वाली प्रक्रियाओं द्वारा नहीं।