मूल रूप से आपको एक डेटाबेस की आवश्यकता होती है। एक्सेल थोड़ी देर के लिए काम कर सकता है, लेकिन यह बहुत कम समय में गड़बड़ और बहुत बड़ा हो जाएगा। मैं एक डेटाबेस का उपयोग करने की सलाह दूंगा। यदि आप नि: शुल्क DB चाहते हैं, तो आप Access (जो आपको फॉर्म बनाने देगा) या MySQL जैसी किसी चीज़ से शुरुआत कर सकते हैं, लेकिन मुझे नहीं पता कि आप MySQL के लिए फॉर्म बनाने के लिए क्या प्राप्त कर सकते हैं। SQL सर्वर मेरी पसंद होगा, और 5 उपयोगकर्ताओं के लिए एक मुफ्त एक्सप्रेस संस्करण है और डेटा का उचित आकार, पूर्ण SQL सर्वर के लिए सहज उन्नयन के साथ आपको कभी भी इसकी आवश्यकता होनी चाहिए।
इसके बाद गूगल डॉक्स जैसी किसी चीज के साथ ऑन लाइन जाने का दूसरा विकल्प।
बहुत सारे विकल्प हैं जो मुझे लगता है कि आपको बेहतर उत्तर मिल सकते हैं यदि आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि क्या इनपुट, कितनी बार, कितने पीसी शामिल हैं, चाहे वे सभी एक भौगोलिक स्थान में हों, कितने प्रकार के लुकअप हैं, और क्या वे चाहते हैं सिस्टम से अन्य रिपोर्ट, जैसे किसी विशेष प्रदाता से या निर्दिष्ट बैच से सभी भागों को खोजना।