उपयोगकर्ता अनुभव में सुधार के लिए Microsoft आउटलुक युक्तियाँ और चालें? [बन्द है]

Question

मैं उन भारी Microsoft आउटलुक उपयोगकर्ताओं में से एक हूं, जो वर्तमान में 2007 संस्करण पर काम कर रहा है। परमेश्वर जानता है कि यह उपकरण भारी है और समस्याएँ उत्पन्न कर सकता है। मुझे आश्चर्य हुआ कि उपयोग के अनुभव को बेहतर बनाने के लिए सुपर यूजर भीड़ को क्या सुझाव देना है।

मेरे खुद के कई सुझाव:

1. हमेशा कैश्ड मोड में काम करें (टूल - & gt; खाता सेटिंग - & gt; बदलें - & gt; कैश्ड एक्सचेंज मोड का उपयोग करें)
2. Outlook की स्थानीय संग्रह क्षमताओं का उपयोग करें
3. आउटलुक के आरएसएस रीडर का उपयोग करें - यह सरल है और आपके फ़ीड तक ऑफ़लाइन पहुंच की अनुमति देता है
4. यदि आपके पास पत्रिकाओं, ब्लॉगों, आदि के लिए ई-मेल सदस्यताएँ हैं - तो उन्हें रखने के लिए एक उपनिर्देशिका बनाएँ, और आने वाले ई-मेल के आधार पर एक नियम (सदस्यता के प्रति एक नियम) आने पर उन्हें स्वचालित रूप से वहाँ ले जाने के लिए।

आप उन सुझावों को भी साझा कर सकते हैं जिनके लिए एक्सचेंज सर्वर के कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता होती है, हममें से जो अपने आईटी प्रबंधकों को ला सकते हैं।

आपके सुझाव क्या हैं?

पुनश्च: "जीमेल का उपयोग करें" एक स्वीकृत उत्तर नहीं है, हममें से कुछ यह नियंत्रित नहीं करते हैं कि हम किस ईमेल प्रणाली का उपयोग करते हैं ...

Comments

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— Tom Wijsman

Answer 1

मैं अपने मेल भेजने में देरी का उपयोग करता हूं। आप बस एक नया नियम बनाते हैं जो निश्चित संख्या में मिनटों द्वारा मेल भेजने को रोकता है।

Comments

मैं अपने ईमेल में 2 मिनट की देरी करता हूं। मैं विवरण में 3 रिक्त स्थान का उपयोग करता हूं जब मैं चाहता हूं कि ईमेल तुरंत बाहर जाए।

— hanleyp

जैसे, अगर आप किसी फाइल को अटैच करना भूल जाते हैं और 'सेंड' मारने के बाद ही उसे नोटिस करते हैं? :) यह अच्छा विचार प्रतीत होता है।

— Kirill Strizhak

@ Slink84 - संभवतः एक मैक्रो है जिसे आप "अटैचमेंट", "फाइल" आदि शब्दों के लिए टेक्स्ट की जाँच करने के लिए बना सकते हैं और जाँच सकते हैं कि आपको वास्तव में ई-मेल पर अटैचमेंट मिला है।

— ChrisF

ईमेल भेजने के बाद भी कई बार सही होता है, मैं लिखने के लिए कुछ और सोचता हूं, कुछ बेहतर लिखने या जो मैंने कहा था उसे बदलने का तरीका। 2 मिनट की देरी ने मुझे वापस जाने और संदेश को बिना संपादित किए भेजने की अनुमति दी।

— hanleyp

Answer 2

मेरे पास एक शून्य इनबॉक्स नियम है। जैसा कि मैंने ईमेल पढ़ा है, मैं इसे दूसरे फ़ोल्डर में ले जाता हूं ताकि इनबॉक्स में कुछ भी नया और / या कार्रवाई योग्य हो। यदि यह कार्रवाई योग्य है, तो मैं आमतौर पर कार्रवाई करता हूं और जितना संभव हो सके अपने इनबॉक्स को खाली रखने के लिए ईमेल को जल्दी से फाइल करता हूं।

---

यहाँ मेरा आधार मैक्रो है। यह चयनित संदेशों को "पुरालेख व्यक्तिगत फ़ोल्डर" पीएसटी फ़ाइल के "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में वर्तमान संदेश या खुले संदेश में ले जाता है। यदि आपका भिन्न है तो आपको पीएसटी फ़ाइल नाम और फ़ोल्डर बदलना होगा। मैं मुख्य आउटलुक टूलबार और रीड मैसेज विंडो टूलबार पर मैक्रो बटन बनाता हूं। यह सबसे अच्छा है अगर तुम अपने मैक्रोज़ पर हस्ताक्षर करें भी।

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Comments

+1: मैंने हाल ही में इसे रोजगार देना शुरू किया है, और इससे क्या फर्क पड़ता है। यह जानकर सुकून मिलता है कि एक बार जब मेरा इनबॉक्स साफ हो जाता है, तो मेरे ईमेल संबंधी कार्यों के साथ और कुछ नहीं करना पड़ता।

— EvilChookie

बेशक, एक ही समय में यह अभी भी महत्वपूर्ण है कि कितने ई-मेल आपको बाद की तारीख में कार्रवाई करने हैं। मुझे brim से भरा @Action फ़ोल्डर मिला है क्योंकि मैं उस तथ्य को अक्सर उपेक्षित करता हूं।

— Chris Charabaruk

मुझे भी। मुझे पसंद है जब सब कुछ साफ और व्यवस्थित होता है :)

— Kirill Strizhak

Answer 3

आउटलुक सिस्टम ट्रे आइकन पर राइट क्लिक करें और "जब छुपाएँ न्यूनतम करें" चुनें। टास्कबार पर अन्य ऐप्स के लिए अधिक स्थान हमेशा स्वागत है :)

Answer 4

मैंने जाँचने के लिए एक मैक्रो जोड़ा है जिसे भेजने से पहले मैंने एक विषय दर्ज किया है।

1. Alt + F11 दबाएं। यह Visual Basic संपादक खोलता है

2. बाएँ फलक पर, कोई "Microsoft Outlook ऑब्जेक्ट्स" या "Project1, देख सकता है, इसे विस्तृत करें। अब कोई "ThisOutLookSession" देख सकता है।

3. "ThisOutLookSession" पर डबल क्लिक करें। यह एक कोड फलक खोलेगा।

4. दाहिने फलक में निम्न कोड को कॉपी और पेस्ट करें। (कोड फलक)

कोड:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

आपको मैक्रो को भी देखना होगा - देखें मेरा जवाब सेवा मेरे यह प्रश्न ।

Answer 5

मुझे एक से अधिक आउटलुक विंडो खोलने की क्षमता पसंद है, उदाहरण के लिए ईमेल के लिए एक, कार्यों या कैलेंडर के लिए एक, जब मैं उन लोगों के साथ काम कर रहा हूं। नेविगेशन फलक में किसी आइटम पर राइट-क्लिक करें:

'नई विंडो में खोलें' चुनें। मुझे यकीन था कि इसके लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट था, लेकिन मैं इसे मांसपेशियों की मेमोरी से काम करने के लिए नहीं पा सकता, या इसे वेब पर या आधिकारिक पूर्ण कीबोर्ड शॉर्टकट सूची में नहीं पा सकता हूं!

वैकल्पिक रूप से, एक खिड़की के साथ चिपके हुए, लेकिन कैलेंडर, संपर्क, ईमेल आदि के बीच स्थानांतरित करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना:

ctrl + 1 मेल पर स्विच करें।
ctrl + 2 कैलेंडर पर स्विच करें।
ctrl + 3 संपर्क पर स्विच करें।
ctrl + 4 टास्क पर स्विच करें।
ctrl + 5 नोट्स पर स्विच करें।
ctrl + 6 नेविगेशन फलक में फ़ोल्डर सूची में स्विच करें।
शॉर्टकट के लिए ctrl + 7 स्विच करें।

आम तौर पर, मैंने जो बहुत उपयोगी पाया है, वह उन कुछ कीबोर्ड शॉर्टकटों के बारे में जानने के लिए है, जिन्हें मैं अक्सर उपयोग करता हूं - जो कि दिन या सप्ताह में जोड़े जाने पर काफी समय बचाता है, क्योंकि मैं बहुत समय बिताता हूं आउटलुक। बहुत पूरी सूची यहाँ

और भी यहाँ

Answer 6

वास्तव में अटैचमेंट को भूलने के बारे में स्लिंक84 की टिप्पणी के जवाब में, मैंने एक त्वरित खोज की है और भर में आया हूं यह ब्लॉग प्रविष्टि जो इस तरह के मैक्रो बनाने की प्रक्रिया का वर्णन करता है।

मैंने इसे यहां कॉपी नहीं किया है क्योंकि यह काफी लंबा है।

Answer 7

आपके द्वारा भेजे गए ईमेल के बारे में कुछ भूल जाने पर रिकॉल विकल्प बहुत उपयोगी है।

भेजे गए मेल- & gt; किसी मेल पर डबल क्लिक करें - & gt; अन्य क्रियाएं - & gt; याद

Answer 8

मेरे पास ईमेल बॉक्स का एक बुरा सपना है - मैं इसका उपयोग करता हूं स्पष्ट संदर्भ