आपको http://office.microsoft.com/en-ca/access-help/import-export-and-link-data-between-access-and-excel-HP001095095.aspx पढ़ना चाहिए , यह आपके लिंक को आपके लिंक पर भेज देगा एमएस एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ एमएस एक्सेस डेटा, इस साधारण मामले में वीबीए की कोई आवश्यकता नहीं है।
अंश:
निर्यात संचालन के साथ आरंभ करना
ShowStep 1: उस डेटा को पहचानें जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं
डेटाबेस और उस डेटाबेस में ऑब्जेक्ट का पता लगाना शुरू करें, जिसमें वह डेटा है जिसे आप निर्यात करना चाहते हैं। आप एक तालिका, क्वेरी, फ़ॉर्म या एक रिपोर्ट निर्यात कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप ग्राहक तालिका, या संपूर्ण उत्पाद सूची रिपोर्ट में संग्रहीत ग्राहक डेटा निर्यात कर सकते हैं।
नोट आप डेटा एक्सेस पेज (डेटा एक्सेस पेज) को निर्यात नहीं कर सकते हैं: इंटरनेट या इंट्रानेट से डेटा के साथ देखने और काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया वेब पेज। इसका डेटा आमतौर पर एक्सेस डेटाबेस में संग्रहित होता है।), मैक्रोज़ और मॉड्यूल।
ShowStep 2: निर्यात ऑपरेशन शुरू करने का निर्णय लें
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आप डेटाबेस विंडो (डेटाबेस विंडो: एक्सेस 2003 और इससे पहले, किसी डेटाबेस या प्रोजेक्ट को खोलने पर दिखाई देने वाली विंडो से ऑब्जेक्ट को एक्सपोर्ट कर सकते हैं। यह नए डेटाबेस ऑब्जेक्ट बनाने और मौजूदा ऑब्जेक्ट्स को खोलने के लिए शॉर्टकट प्रदर्शित करता है। बाद के संस्करणों में, यह। नेविगेशन फलक द्वारा प्रतिस्थापित किया गया है।), या जब यह एक दृश्य में खुला हो। निम्न तालिका बताती है कि निर्यात पर क्या प्रभाव पड़ता है।
नोट आप डिज़ाइन दृश्य या SQL दृश्य से डेटा निर्यात नहीं कर सकते। ऑब्जेक्ट दृश्य / विंडो क्या निर्यात की गई तालिका, क्वेरी, प्रपत्र डेटाबेस विंडो सभी फ़ील्ड और रिकॉर्ड्स तालिका, क्वेरी, प्रपत्र PivotTable और PivotChart दृश्य अंतर्निहित रिकॉर्ड स्रोत में सभी फ़ील्ड और रिकॉर्ड देखती है, भले ही फ़ील्ड वास्तव में दृश्य में शामिल हों। तालिका, क्वेरी, प्रपत्र डेटाशीट दृश्य यदि आप केवल कुछ डेटा निर्यात करना चाहते हैं, तो आप इसे चुन सकते हैं, और उसके बाद केवल चयनित डेटा निर्यात करने के लिए चुन सकते हैं। आपके पास संपूर्ण डेटाशीट निर्यात करने का विकल्प भी है। प्रपत्र देखें सभी फ़ील्ड्स और रिकॉर्ड अंतर्निहित रिकॉर्ड स्रोत में, भले ही फ़ील्ड वास्तव में दृश्य में शामिल हों या नहीं। डेटाबेस विंडो, प्रिंट पूर्वावलोकन और लेआउट पूर्वावलोकन की रिपोर्ट करें समूह हैडर और विवरण अनुभागों में पाठ बॉक्स में शामिल सभी डेटा, और समूह पाद लेख में किसी भी पाठ बॉक्स में सम फ़ंक्शन के साथ एक अभिव्यक्ति है। एक्सेल में रिपोर्ट को फॉर्मेट करने के लिए एक्सेल की एक्सेल सुविधा का उपयोग करता है। किसी रिपोर्ट को Excel में कैसे निर्यात किया जाता है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें कि Microsoft Excel में रिपोर्ट कैसे आउटपुट होती हैं। एक्सेल में रिपोर्ट के साथ काम करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए, एक्सेल सहायता में रूपरेखा के साथ काम करने पर विषय देखें।
ShowStep 3: निर्यात ऑपरेशन के लिए गंतव्य फ़ाइल को पहचानें
निर्यात ऑपरेशन के दौरान, आपको गंतव्य फ़ाइल का नाम निर्दिष्ट करने के लिए कहा जाएगा। यदि आपके द्वारा निर्दिष्ट नाम वाली कोई फ़ाइल मौजूद नहीं है, तो एक नई फ़ाइल बनाई जाएगी। यदि फ़ाइल मौजूद है, तो निम्न में से एक चीज़ होगी:
* If you are exporting a table or query and you don't select the Save Formatted check box during the export operation, the file will not be overwritten. A new worksheet will be added to the file with the same name as the object that is being exported. If a worksheet already exists with that name, Access will prompt you to either replace the contents of the corresponding worksheet, or specify a different name for the new sheet.
फ़ॉर्मेट किए गए सहेजें चेक बॉक्स का चयन करना वर्कशीट को डेटाशीट के समान प्रारूप सेटिंग्स को इनहेरिट करता है, लेकिन वर्कशीट की मौजूदा सामग्री को अधिलेखित कर देता है।
* If you are exporting a form or a report, the file will always be overwritten. All of its existing worksheets will be removed, and a new worksheet with the same name as the exported object will be created.
ShowStep 4: कुछ डेटा प्रकार और नियंत्रण निर्यात करने से पहले आपको जो चीजें पता होनी चाहिए
* Pictures and objects All graphical elements, such as a logo, background picture, and contents of OLE object fields that are part of the exported data will not be exported.
* Graph When you export a form or a report that contains a Microsoft Graph object, the graph object does not get exported. To resolve this situation, see How to export a graph from Access to Excel.
* Null values Sometimes, Null values get replaced with the data that should be in the adjacent column in the resulting worksheet. For more information on when and why this problem occurs, and how to resolve it, see Nulls replaced with next field's data when you export to Excel.
* Calculated values The expression that is used to calculate the values is not exported to Excel. Only the results of the expressions get exported.
* Date values Date values earlier than Jan 1, 1900 do not get exported — the corresponding cell in the worksheet will contain a Null value, instead. For more information about how to resolve this, see Exporting dates may result in nulls or cause "Numeric Field Overflow" errorExporting dates may result in nulls or cause "Numeric Field Overflow" error.
* Check boxes If you start the export operation from the Database window (Database window: In Access 2003 and earlier, the window that appears when a database or project is opened. It displays shortcuts for creating new database objects and opening existing objects. In later versions, it is replaced by the Navigation Pane.) or in Form view, check boxes on forms will not get exported. The corresponding column in the worksheet will display "#". To solve this situation, open the form in Datasheet view before exporting it. The corresponding column in the worksheet will contain TRUE or FALSE, depending on the selected status of the check box in the form.
* Subreports and subforms Subreports are exported, but subforms will be ignored.
शोस्टेप 5: एक्सपोर्ट ऑपरेशन शुरू करें
- यदि आप जिस ऑब्जेक्ट को निर्यात करना चाहते हैं, वह डेटाबेस विंडो (डेटाबेस विंडो: इन एक्सेस 2003 और इससे पहले, डेटाबेस या प्रोजेक्ट को खोलने पर दिखाई देने वाली विंडो में नहीं खुलता है। यह नए डेटाबेस ऑब्जेक्ट बनाने और मौजूदा ऑब्जेक्ट्स को खोलने के लिए शॉर्टकट प्रदर्शित करता है। बाद के संस्करणों में, इसे नेविगेशन फलक द्वारा बदल दिया गया है।), ऑब्जेक्ट के नाम पर क्लिक करें। एक डेटशीट के केवल एक हिस्से को बचाने के लिए, डेटशीट को खोलें और जारी रखने से पहले डेटशीट के उस हिस्से को चुनें।
- फ़ाइल मेनू पर, निर्यात करें पर क्लिक करें।
इस प्रकार सहेजें बॉक्स में, Microsoft Excel 5-7 या Microsoft Excel 97-2003 पर क्लिक करें।
नोट यदि आप Microsoft Excel को टाइप बॉक्स की फ़ाइलों में नहीं देखते हैं, तो यह इसलिए है क्योंकि रजिस्ट्री में आवश्यक ड्राइवर का पथ अमान्य है। इस समस्या को कैसे ठीक किया जाए, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, इंस्टॉल करने योग्य ISAM त्रुटि संदेश नहीं देख सका।
सहेजें बॉक्स में दाईं ओर स्थित तीर पर क्लिक करें, और सहेजने के लिए ड्राइव या फ़ोल्डर का चयन करें।
- फ़ाइल नाम बॉक्स में, फ़ाइल के लिए एक नाम दर्ज करें (या सुझाए गए नाम का उपयोग करें)।
- स्वरूपित करें चेक बॉक्स को चुनें।
- निम्न में से कोई एक कार्य करें: * यदि आप डेटशीट सहेज रहे हैं, तो चरण 1 में डेटाशीट के एक भाग को चुनने के लिए संपूर्ण डेटाशीट या सेव सिलेक्शन को सेव करने के लिए एक्सपोर्ट पर क्लिक करें। * अन्य सभी डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स के लिए, एक्सपोर्ट पर क्लिक करें।
ShowStep 6: एक्सेल वर्कशीट की समीक्षा करें
वर्कशीट खोलें और सुनिश्चित करें कि डेटा पूरी तरह से निर्यात हो गया है। कोशिकाओं (हरा त्रिकोण) या त्रुटि मानों पर त्रुटि संकेतक देखें (डेटा के बजाय "#" के साथ शुरू होने वाले तार)। समस्या निवारण त्रुटि संकेतक और त्रुटि मान के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Excel मदद देखें।
त्रुटियों के लिए कार्यपत्रक की समीक्षा करते समय, रिक्त या अनुपलब्ध स्तंभों और रिक्त कक्षों को भी देखें। यदि आपको बड़ी समस्याएं मिलती हैं, तो उन्हें स्रोत डेटाबेस में सही करें, और निर्यात ऑपरेशन दोहराएं।
विस्तृत समस्या निवारण जानकारी के लिए, पहुँच में समस्या निवारण निर्यात करें देखें। एक्सेल में एक्सेस डेटा लाने के अन्य तरीके
निर्यात के अलावा, आप एक्सेल में एक्सेस से डेटा लाने के लिए निम्नलिखित तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं।
* Cut or copy data from Access and paste it into an Excel worksheet. For more information about how to do this, see the section "Copy or move records or data from multiple fields in Microsoft Access to another application" in the topic Copy or move data.
* Export data by using code. You can write a macro or a Visual Basic for Applications (VBA) procedure to export data programmatically. For more information about how to do this, see Export data programmatically.
* Load Access data in an instance of Excel.
दिखाओ कैसे?
- डेटाबेस विंडो में (डेटाबेस विंडो: एक्सेस 2003 और उससे पहले में, वह विंडो जो किसी डेटाबेस या प्रोजेक्ट को खोलने पर दिखाई देती है। यह नए डेटाबेस ऑब्जेक्ट बनाने और मौजूदा ऑब्जेक्ट खोलने के लिए शॉर्टकट प्रदर्शित करती है। बाद के संस्करणों में, इसे नेविगेशन फलक द्वारा बदल दिया जाता है। ।), उस डेटाशीट, प्रपत्र, या रिपोर्ट के नाम पर क्लिक करें जिसे आप एक्सेल में सहेजना और लोड करना चाहते हैं। किसी डेटशीट के केवल एक भाग को लोड करने के लिए, डेटशीट खोलें, और फिर जारी रखने से पहले डेटशीट के उस हिस्से को चुनें।
उपकरण मेनू पर, Office लिंक को इंगित करें, और उसके बाद Microsoft Excel के साथ इसका विश्लेषण करें पर क्लिक करें।
- Microsoft एक्सेस डेटा को एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज (एक्सटेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज (एक्सएमएल) पर निर्यात करें: स्टैंडर्ड जनरल मार्कअप लैंग्वेज (एसजीएमएल) का एक संघनित रूप जो डेवलपर्स को सूचना और जानकारी प्रस्तुत करने में लचीलापन प्रदान करने वाले कस्टमाइज़्ड टैग बनाने में सक्षम बनाता है।) (एक्सएमएल) फ़ाइल, (एक्सएमएल)। जिसे फिर एक्सेल में आयात किया जा सकता है। XML के रूप में एक्सेस डेटा निर्यात करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निर्यात एक्सेस डेटा को XML के रूप में देखें।
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