कार्य कार्यों के प्रबंधन के लिए प्रभावी तरीके? (दस्तावेजीकरण / याद रखना / प्राथमिकता देना) [बंद]


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मैं उन प्रभावी तरीकों के सुझावों की तलाश कर रहा हूं जिनका उपयोग मैं काम पर दस्तावेज़ों को याद रखने और प्राथमिकता देने के लिए कर सकता हूं। इनमें से कई कार्य एक प्राथमिक परियोजना के हैं, लेकिन वे स्वतंत्र पहल के लिए भी मौजूद हैं। कार्य स्वयं विकास से लेकर चर्चा तक सब कुछ, अलग-अलग प्राथमिकताओं के साथ, और अभी से कुछ महीनों तक की समय सीमा को कवर करते हैं।

ऐतिहासिक रूप से मैंने इन कार्यों का ट्रैक रखने के लिए एक नोटपैड का उपयोग किया है, एक आइटम के बगल में एक स्टार के साथ यह इंगित करने के लिए कि इसे पूरा करने की आवश्यकता है और एक चेक मार्क। हालाँकि, जब मैं अधिक जिम्मेदारियों और अधिक चीजों को प्रबंधित करता हूं:

  • यह सुनिश्चित करना कठिन हो जाता है कि मैंने सब कुछ किया है (क्योंकि कुछ चीजें 5 पृष्ठ खो जाती हैं)
  • यह याद रखना कठिन हो जाता है कि आगे क्या करना सबसे महत्वपूर्ण है
  • कार्यों के बीच निर्भरता पर नज़र रखना कठिन हो जाता है

क्या किसी ने ऐसे तरीके खोजे हैं जिनसे उनके कार्यों को प्रबंधित करना आसान हो गया है? मैंने कुछ महत्वपूर्ण और निर्भरता का ट्रैक रखने के लिए कुछ मेटा-डेटा जोड़ने पर विचार किया है, या संभवतः एक ऐप पर स्विच कर रहा है जो इसे स्वचालित कर सकता है (यदि ऐसा कुछ मौजूद है)। कहीं भी सुलभ होने वाली चीज निश्चित रूप से एक प्लस होगी।

जवाबों:


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कागज समाधान के लिए

मुझे आमतौर पर एक असंबद्ध स्केच बुक मिलती है, जैसे छिद्रित पृष्ठों के साथ, जिस तरह से आप बार्न्स एंड नोबल में पेज को चिह्नित करने के लिए संलग्न रिबन के साथ मिल सकते हैं।

नोट: मैं एक लिंक साझा करूंगा, लेकिन मैं उन्हें अपने ऑनलाइन स्टोर पर नहीं ढूंढ सका। मैं जिस बारे में बात कर रहा हूं वह 8 1/2 "एक्स 11" हार्डकवर किताबें हैं

मैं दैनिक कार्यों के लिए कागज पसंद करता हूं क्योंकि मैं अपने विचारों का वर्णन करने के लिए बहुत सारे आरेख खींचता हूं (जो सामान्य सॉफ़्टवेयर TODO सूचियों के साथ करना कठिन है) और यह कभी-कभी पुस्तक में टेप करने में सक्षम होने के लिए उपयोगी होता है।

प्रत्येक चक्र के लिए (एक दिन / सप्ताह या कुछ अन्य पसंदीदा समय वृद्धि) मैं एक-लाइनर टॉडोस के लिए कुछ पृष्ठ आवंटित करता हूं। बाद के पृष्ठ विस्तृत जानकारी के लिए हैं। जैसे ही मैं काम खत्म करता हूं मैं इंडेक्स पर टॉड को पार करता हूं और उन पृष्ठों को फाड़ देता हूं जो अब प्रासंगिक नहीं हैं (यही कारण है कि छिद्रित पृष्ठ आवश्यक हैं)। टोबो पृष्ठ को चिह्नित करने के लिए रिबन का उपयोग किया जाता है ताकि आप जल्दी से उस पुस्तक को खोल सकें जहां आपने छोड़ा था (मैं आमतौर पर उस पृष्ठ पर एक कलम को क्लिप करता हूं जो मैं वर्तमान में नोटों को जोड़ रहा हूं अगर मैं पुस्तक को बंद कर दूं)।

जैसे ही मैं टूडू पर आइटम खत्म करता हूं मैं उन्हें पार कर लेता हूं और संबंधित पेजों को फाड़ देता हूं।

नोट: पृष्ठ सीमाओं द्वारा कार्यों को अलग करने की आदत डालने में थोड़ा अभ्यास होता है लेकिन मानसिक रूप से यह आपको एक सीमित सीमा पर कार्यों को अलग करने की आदत में ले जाता है। इस क्षमता को विकसित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि यदि आप एक समय में एक चीज पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम नहीं हैं, तो आपका मस्तिष्क विभिन्न कार्यों के बीच अनावश्यक रूप से स्विच करने में बहुत समय बर्बाद करेगा।

जब अगला चक्र शुरू होता है तो मैं एक ताजा टूडू बनाता हूं। मैं पिछले टॉडोस के त्वरित एक बार फिर से मूल्यांकन करूँगा कि क्या अधूरा आइटम अभी भी प्रासंगिक हैं। यदि वे हैं, तो मैं उन्हें नए टूडू में कॉपी करता हूं। यदि नहीं, तो मैं संबंधित पृष्ठों का पता लगाता हूं और उन्हें फाड़ देता हूं (बाद में किसी अन्य पुस्तक में कचरा या सहेजने के लिए)।

यहां विचार यह है कि वह सब कुछ हटा दें, जिसे आपको अभी (वर्तमान चक्र में) जानने की आवश्यकता नहीं है। टूडू को छोटा और सरल (एक लाइनर) रखें लेकिन अधिक विस्तृत नोट रखने की क्षमता का त्याग न करें।

दिलचस्प बात यह है कि यदि आप एक या दो सप्ताह की प्रतीक्षा करते हैं, तो आप उन वस्तुओं पर एक नज़र डाल सकते हैं जिन्हें आपने बाद के लिए पुस्तक से बाहर निकाला था; आप अक्सर पाएंगे कि वे अब प्रासंगिक नहीं हैं (और कचरे के लिए तैयार हैं)।

यदि आप नियमित रूप से स्टैक को ट्रिम करने के बारे में मेहनती नहीं हैं, तो यह समय के साथ-साथ समय के साथ बढ़ता है जब तक कि यह भारी न हो जाए। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो आप मुझे " शलेमियल द पेंटर " सिंड्रोम से पीड़ित करना शुरू कर सकते हैं, जहां आप अवशिष्ट कार्यों के माध्यम से इतना समय बिताते हैं कि आप कभी भी महत्वपूर्ण / जरूरी सामान नहीं पाते हैं।

समवर्ती रूप से विभिन्न परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए ... प्रत्येक परियोजना के लिए एक पुस्तक का उपयोग करें।

अपने दिमाग को कंप्यूटर की तरह समझें। यदि स्विचिंग कार्य एक संदर्भ स्विच करने की तरह थे (बहुत महंगा नहीं है, लेकिन काम करने के लिए विचलित) तो स्विचिंग प्रोजेक्ट्स पूर्ण कैश स्वैप करना महंगा होगा (क्योंकि आपको वर्तमान में उपयोग की जाने वाली सभी जानकारी अनलोड करना होगा और संबंधित सभी जानकारी लोड करनी होगी। अन्य परियोजना।


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मैं अपनी सूचियों को प्रबंधित करने के लिए टूडलेडो का उपयोग करता हूं। आप इसे अपने फोन में सिंक भी कर सकते हैं। यह ऑनलाइन है इसलिए आप इसे कहीं भी एक्सेस कर सकते हैं आपके पास स्मार्ट फोन या इंटरनेट है।

इस प्रक्रिया के लिए मैं डेविड एलन की पुस्तक "गेटिंग थिंग्स डन" पढ़ने की सलाह देता हूं । यह आपके कार्यों को प्रभावी ढंग से और कुशलता से सीखने में आपकी मदद करेगा।


दिलचस्प है, मुझे उस साइट को जांचना होगा, धन्यवाद। और मैंने वास्तव में आज एक सह-कार्यकर्ता के साथ "गेटिंग थिंग्स डन" पर चर्चा की, $ 8 के लिए यह एक अच्छा पढ़ा हुआ लगता है।
कालेब ब्रासी

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जीटीडी के लिए +1 - महान पुस्तक जो सिर्फ आपको व्यवस्थित नहीं करती है, यह आपको संगठन के बारे में अलग तरह से सोचती है।
स्कॉट व्हिटलॉक

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मैं कागज के एक पैड के बीच स्विच करता हूं, जिस पर मैं चीजें नीचे करता हूं, और उबंटू का उपयोग करते समय टस्क । मुझे यह तथ्य पसंद है कि आप प्राथमिकता प्रदान कर सकते हैं, जितने चाहें उतने नोट कार्य में जोड़ सकते हैं और पूर्ण किए गए कार्यों को छिपा सकते हैं।

कुछ समय पहले मैंने कार्यों को दो अक्षों के साथ 4 श्रेणियों में विभाजित करने के बारे में पढ़ा: तो आपके पास महत्वपूर्ण / महत्वपूर्ण नहीं है; जरूरी / जरूरी नहीं।

  1. महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक।
  2. जरूरी है, जरूरी नहीं।
  3. महत्वपूर्ण नहीं, अत्यावश्यक।
  4. महत्वपूर्ण नहीं, अत्यावश्यक नहीं।

अपना ज्यादातर समय 1 और 2 गतिविधियों में बिताएं और बाकी सभी खुद का ख्याल रखेंगे।


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इलेक्ट्रॉनिक समाधान के लिए

मुझे फ्रीमाइंड माइंडमैपिंग टूल (फ्री ओपन सोर्स) का उपयोग करना पसंद है

यह उपयोग करने के लिए आसान और सहज है, जिसका अर्थ है कि मैं इसे उपयोग किए बिना महीनों जा सकता हूं और अभी भी कीबोर्ड शॉर्टकट याद रख सकता हूं:

  • सम्मिलित करें - सेल जोड़ें
  • हटाना - सेल हटाना
  • अंतरिक्ष - टॉगल पतन / सेल का विस्तार
  • ctrl + B - बोल्ड
  • ctrl + X - कट सेल
  • ctrl + V - पेस्ट सेल
  • ctrl + C - कॉपी सेल
  • ctrl + K - लिंक जोड़ें
  • f1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - सेल टेक्स्ट का रंग बदलें (मेरे पास कुछ पसंदीदा याद है)।

कोशिकाओं की पहली परत के लिए मैं उन्हें रंग कोडित बादल बनाता हूं (आसान पहचान के लिए ctrl-shift-b फिर राइट-क्लिक + फॉर्मेट + "क्लाउड कलर" के साथ क्लाउड कलर बदलें)। प्रत्येक बादल एक प्रमुख श्रेणी है। पूर्व, मैं व्यक्तिगत के लिए एक होगा, प्रत्येक प्रमुख परियोजना के लिए एक, स्कूल के लिए एक, आदि ...

प्रत्येक बादल के भीतर कोशिकाओं का पहला स्तर प्राथमिकता है:

  • अब (महत्वपूर्ण कार्य)
  • कल (महत्वपूर्ण कार्य जिसे तुरंत हल करने की आवश्यकता नहीं है)
  • भविष्य (गैर-महत्वपूर्ण कार्य)
  • संकल्पना (अच्छे विचार जिन्हें मैं कभी-कभी विराम के दौरान तोड़ सकता हूं)
  • जब तक मेरे पास काम करने के लिए और कुछ नहीं है तब तक आस्थगित (ऐसे कार्य जो अनिश्चित काल के लिए स्थगित कर दिए जाते हैं)

नोट: जैसा कि आपको संदेह है, स्थगित कार्य अक्सर दीर्घकालिक पर अप्रासंगिक हो जाते हैं और पूरी तरह से छंटनी हो सकती है।

मैं तीन कारणों से एक माइंड मैप पसंद करता हूं, मैं बस कीबोर्ड के साथ बहुत तेजी से पदानुक्रम के चारों ओर घूम सकता हूं, मैं वह सब कुछ ध्वस्त कर सकता हूं जो मुझे अभी देखने की आवश्यकता नहीं है, और सामान को एक श्रेणी से दूसरी श्रेणी में स्थानांतरित करना वास्तव में आसान है (सिंपल कॉपी / पेस्ट)।


जो भी आप एक प्रोग्राम का उपयोग नहीं करते हैं जो पॉपअप सूचनाओं का उपयोग करता है। अन्यथा आप इससे पीड़ित होने लगेंगे, जिसे मैं "ट्विटरब्रेन" कहता हूं, जहां आप हर समय लगातार बाधित होने के लिए इतने अनुकूलित हो जाते हैं कि आप अवचेतन रूप से इसका अनुमान लगाने लगते हैं (आपको वास्तव में अपने नियमित 'प्रवाह' में लाने में सक्षम होने से रोकते हैं)। यदि आप उन सूचनाओं का उपयोग करते हैं जो आपके द्वारा अपेक्षित अंतराल को निर्धारित करती हैं जो आपके काम को बाधित नहीं करती हैं (जैसे कि दोपहर के भोजन पर हर दिन)।

मैं इतने सारे ब्लॉगर्स और (तथाकथित) पत्रकारों को देखता हूं जो शिकायत करते हैं कि 'इंटरनेट को उनके ध्यान दोष के लिए दोष देना है!' क्योंकि वे अब 10 मिनट से अधिक समय तक किताब पढ़ने के लिए बैठने में सक्षम नहीं हैं। वे जो विचार करने में विफल रहते हैं, वे इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के साथ ले जाते हैं, जिनकी मध्यस्थता की घोषणा के साथ उन्हें 24/7/365 को बाधित करने की एक अनछुई क्षमता होती है।

विंडोज़ विंडोज़ के साथ भी होता है जो फ़ोकस को चुराता है (जैसे वायरस अद्यतन सूचनाएँ)। मुझे पता नहीं था कि जब तक मैं अपने प्राथमिक ओएस के रूप में लिनक्स टकसाल का उपयोग करना शुरू नहीं करता, तब तक यह मुझे परेशान करता था (जो सख्त उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस दिशानिर्देशों का पालन करता है जो अनुमति नहीं देते हैं)। चोरी चुराना क्रूर है, यह एक ऑफिस वर्कर की तरह है जो हर 15 मिनट में आपके कंधे पर टैप करता है, आपको नवीनतम चक नॉरिस नॉच बताता है।

/ शेख़ी

नोट: मैं अभी भी विकास के लिए विंडोज का उपयोग करता हूं, लेकिन बिना वायरस स्कैनर / फ़ायरवॉल के साथ केवल एक न्यूनतम इंस्टॉल (मैं राउटर पर खराब सामान को ब्लॉक करता हूं और संदिग्ध पृष्ठों से बचता हूं) उन कार्यक्रमों की संख्या में कटौती करता है जो फोकस चोरी करना पसंद करते हैं।

अपडेट करें:

मैंने सिर्फ टैस्क पर एक नज़र डाली क्योंकि मैंने इसे पहले कभी इस्तेमाल नहीं किया है और प्राथमिकता वाले वर्ग आश्चर्यजनक रूप से उन लोगों के समान हैं जिनका मैं उपयोग करता हूं (नोट: मैंने पहले कभी भी प्राथमिकता के साथ टूडू सूची ऐप का उपयोग नहीं किया है)। मुझे पता है कि मैं बहुत चालाक / मूल नहीं हूं :)। मुझे वास्तव में अच्छी तरह से काम करने के लिए मनमाने ढंग से उच्च / मध्यम / निम्न प्राथमिकता वाली कक्षाएं नहीं मिलीं क्योंकि वे वास्तविक दुनिया के मूल्य से जुड़ी नहीं हैं। मानसिक रूप से, 'उच्च' प्राथमिकता वर्ग 'आज' से 'इस सप्ताह' तक आसानी से बढ़ सकता है। मेरी प्राथमिकताएँ तब शुरू होती हैं जब मैं धरोहर शुरू करता हूँ। वास्तविक दुनिया के मूल्य का उपयोग करके पत्थर में समयरेखा खोदता है। सापेक्षता को धिक्कार है।


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मुझे Google कैलेंडर का उपयोग करने में मज़ा आता है ... लेकिन यदि आपके पास संवेदनशील जानकारी है तो मैं इसे वहां नहीं भेजूंगा। जब तक आप नियमित रूप से इसे देखने की आदत में हैं, तब तक यह काफी मददगार हो सकता है। कैलेंडर भाग के साथ-साथ आप उन कार्यों को सूचीबद्ध कर सकते हैं जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है और मुझे लगता है कि आप कुछ काफी सभ्य प्राथमिकता दे सकते हैं हालांकि मैंने उस भाग का उपयोग एक समय में कुछ कार्यों से अधिक नहीं किया है ...


यही कारण है कि मैं क्या उपयोग करता है, लेकिन क्या बेकार है केवल कैलेंडर मेरे mytouch के लिए सिंक करता है, न कि टूडू सूची में।
चक Stephanski

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अधिकांश डेवलपर्स अपने डेस्क / कंप्यूटर / लैपटॉप पर अधिकांश समय होते हैं इसलिए कोई भी ऐप जो वास्तव में अनुस्मारक सिस्टम (पॉपअप, पाठ संदेश) के साथ दर्ज किए गए नोटों को प्राप्त करना आसान बनाता है, को काम करना चाहिए। यदि आप एक मोबाइल बिक्री व्यक्ति थे या गैर प्रोग्रामिंग कार्यों (दूध उठाओ) की जांच करने की आवश्यकता थी, तो स्मार्ट फोन के लिए कुछ बेहतर हो सकता है। यदि आपके पास परिधीय परियोजना प्रलेखन है, तो दस्तावेज़ और फ़ाइल फ़ोल्डर के लिंक मदद करते हैं।

आपको इसका उपयोग करना होगा और इस पर भरोसा करना होगा। काम पर, मैं आउटलुक का उपयोग करता हूं। अगर कोई मुझे कॉफी रूम में पकड़ता है और उसे चिंता / अनुरोध होता है, तो मैं उनसे कहता हूं कि वे मुझे ईमेल करें या मुझे एक काम भेजें (निर्भर करता है कि वे फर्म में कहां रैंक करते हैं।)

मैं बैठकों के साथ संघर्ष करता हूं क्योंकि आपके पास सम्मेलन कक्ष में उपलब्ध कंप्यूटर नहीं है। फिर यह कागज का एक पैड लाती है और सभी नोट्स दर्ज करती है और कंप्यूटर में वापस आने पर रिमाइंडर बनाती है। सौभाग्य से, मैं एक बैठक के बिना सप्ताह जा सकता हूं।


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मैं एमएसीएस ऑर्ग-मोड की कसम खाता हूं । यह मेरे सभी कार्य कार्यों और सूचनाओं के प्रबंधन के लिए एक संपूर्ण जीवनरेखा है। बेशक, आपको पहले से ही Emacs में खरीदना होगा।


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मैंने कई तरीकों का इस्तेमाल किया है, कभी-कभी कई (दोहराए गए) तरीके: विशेष इलेक्ट्रॉनिक कैलेंडर और कार्य सूची, नोटपैड, व्हाइटबोर्ड, स्टिकिनोट और शायद अधिक। उनमें से प्रत्येक के कुछ लाभ और नुकसान थे। मैंने हाल ही में व्यक्तिगत कानबन को फिर से खोजा, और ऐसा लगता है कि इसमें कई तरीकों के कुछ बेहतरीन पहलुओं को पिघलाकर अच्छी क्षमता है।

अनिवार्य रूप से, व्यक्तिगत कानबन का उपयोग होता है:

  • एक सतह के रूप में एक व्हाइटबोर्ड जिसे आप आयोजक के रूप में मानते हैं। सतह का संगठन बैकलॉग / स्प्रिंट प्रोजेक्ट विधि के समान है, लेकिन व्यक्तिगत कार्यों के साथ एक व्यक्तिगत स्तर पर।
  • चित्रकार टेप या मार्कर लाइनों को तीन स्तंभों में विभाजित करते हैं (बाईं ओर टॉडोस का ढेर; बीच में सक्रिय कार्य सूची, जो सम्मान करता है कि आप दिन में क्या प्रयास करने और संभवतः पूरा करने की उम्मीद करते हैं; और दाईं ओर की गई सूची; )।
  • चिपचिपा नोट, अधिमानतः विभिन्न रंगों को कार्य के प्रकार को इंगित करने के लिए। निजी कार्यों के लिए एक रंग का उपयोग करें, तकनीकी परियोजना के कार्यों के लिए एक और गैर-परियोजना कार्य गतिविधियों के लिए एक, जैसे मंडल बैठक या समीक्षा, संभवतः ग्राहक बैठकों के लिए एक रंग; हालाँकि, रंगीन मार्कर स्ट्रिप या बॉर्डर या जो भी स्कीम आपको पसंद हो, उसी कागज़ के प्रत्येक चिपचिपे नोट को 'टैगिंग' करना, अलग-अलग रंगीन पेपर की तरह प्रभावी हो सकता है।

कई ब्लॉग पोस्ट और वीडियो / वेबकास्ट हैं जो इंटरव्यू के दौरान सामान्य प्रेरणा और यांत्रिकी को समझाने में बहुत बेहतर काम करते हैं, यदि आप कुछ और गहराई से चाहते हैं। मुझे यह पसंद है क्योंकि यह कुछ भौतिक प्रदान करता है, इसे संचालित करना सरल है, जो कोई भी आपके क्षेत्र में चलता है, वह इस बात का अहसास कर सकता है कि आप कितने व्यस्त हैं या आपका ध्यान किस दिन है, और आप प्रत्येक कार्य को अधिक से अधिक कर सकते हैं या विकसित कर सकते हैं। जितना आवश्यक हो उतना कम।



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मेरे पास अपने स्वयं के वीपीएन (बेसिक linode.com अकाउंट) पर स्थापित JIRA का उदाहरण है, एटलसियन ने इसे स्टार्ट-अप्स के लिए 10 डॉलर में बेचा है (या आप जो भी बगट्रैक्टर पसंद करते हैं) का उपयोग कर सकते हैं। यह एक माइंडमैपिंग टूल नहीं है, इसलिए मैं कार्यों के बीच निर्भरता बनाए रखने के लिए टैग का उपयोग करता हूं। इसके अलावा यह बुनियादी लोगों (बग / सुविधा) से परे कस्टम कार्य प्रकार बनाने की अनुमति देता है। यह प्राथमिकताओं को, नियत तारीखों को निर्धारित करने और कुछ मेटाडेटा (जैसे दस्तावेजों की तस्वीरों को सही करने के लिए) को जोड़ने की अनुमति देता है।

तो मुझे आश्चर्य है कि बगट्रैकर का उपयोग क्यों नहीं करना चाहिए?

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