मेरे ईमेल संचार को कैसे सुधारें


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एक सहकर्मी को भेजे गए ईमेल का पैराफ्रेज़

मैंने सिस्टम ए के साथ एक समस्या पर ध्यान दिया। मैंने निर्धारित किया है कि यह एक्स के कारण नहीं है। मुझे संदेह है कि यह वाई के कारण हो रहा है (क्योंकि आप वाई के प्रभारी हैं) क्या आप कृपया इस पर एक नज़र डाल सकते हैं?

(कोष्ठक में हिस्सा मेरे ईमेल में शामिल नहीं था क्योंकि यह सहकर्मी पूर्ण रूप से जानता है कि वह वाई के प्रभारी हैं ... यह समझा जाना चाहिए कि मैं उन्हें ईमेल क्यों भेज रहा था)

मैं आधे दिन बाद सहयोगी के रूप में दौड़ता हूं, और कहता हूं, "क्या आपने अभी तक सिस्टम ए के साथ समस्या को देखा है?" और वह जवाब देता है, "ओह, हाँ, मुझे सिस्टम ए के बारे में आपका ईमेल मिला है, लेकिन मैंने माना कि शायद यह एक्स के कारण हुआ था, इसलिए मैं उस पर जांच करने के लिए आपका इंतजार कर रहा था।"

जाहिर है कि मेरे संदेश का संचार नहीं हुआ। यह मेरे द्वारा भेजे गए ईमेलों का एक सर्व-सामान्य परिणाम है और बहुत ही हतोत्साहित करने वाला है ... फिर भी, मुझे नहीं पता कि मैं अपने ईमेलों को कैसे भी स्पष्ट कर सकता हूं। वे हमेशा के रूप में संक्षिप्त, स्पष्ट और बिंदु के रूप में मैं उन्हें बना सकता हूं। कोई सुझाव? शायद ईमेल के माध्यम के बारे में कुछ निहित है जो इन प्रकार के संचार के लिए प्रभावी नहीं है?


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जब तक 'X' एक वाक्य से अधिक न हो, मुझे लगता है कि यह सिर्फ काम करने से बचने की कोशिश कर रहा है :) गंभीरता से, जेसी का जवाब अच्छा है, आप उन्हें क्या करना चाहते हैं पहले होना चाहिए, बाद में स्पष्टीकरण। अधिकांश लोग स्पष्टीकरणों के एक पैराग्राफ को नहीं पढ़ेंगे, उन्हें 1 वाक्य सारांश की आवश्यकता है, अगर उन्हें परवाह है कि वे आगे पढ़ेंगे।
जय

सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप जितने लोगों से मिल सकते हैं और कृपया, ताकि आप उनके साथ "प्रथम-नाम" के आधार पर हों, ताकि आप जान सकें कि वे कैसे सोचते हैं, उन्हें क्या पसंद है, उनका अंडरवियर किस रंग का है, और क्या आइसक्रीम का उनका पसंदीदा स्वाद है (ठीक है, आइसक्रीम ने इसे बहुत दूर ले लिया है)।
अय्यूब

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यह आपके उदाहरण से ध्वनि नहीं करता है कि आप संचार समस्या के साथ एक हैं।
ग्रैंडमास्टरबी

मैं ग्रैंडमास्टरबी गूंजता हूं। कि तुम लोगों को जवाब गैर जिम्मेदार और अतार्किक है।
रॉस

जवाबों:


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आप इसे पुन: व्यवस्थित करने का प्रयास कर सकते हैं ताकि आप उन्हें बताएं कि आप ई-मेल की शुरुआत में क्या चाहते हैं।

मैंने सिस्टम ए के साथ एक समस्या पर ध्यान दिया, जिसे मैं आपको देखना चाहूंगा। मैंने पहले ही एक्स को देखा है और निर्धारित किया है कि इसका कारण नहीं है। यह वाई के कारण हो सकता है, यही कारण है कि मुझे आपकी सहायता की आवश्यकता है। यह मुद्दा So & So को उनके काम करने से रोक रहा है, इसलिए यदि आप Y को अपने शुरुआती संयोजक के रूप में देख सकते हैं, तो मैं वास्तव में इसकी सराहना करूंगा।

धन्यवाद!

आप कुछ इस तरह की कोशिश कर सकते हैं।

इसके अलावा, विषय रेखा कभी-कभी शरीर से भी अधिक महत्वपूर्ण है। इस ई-मेल के लिए, मैं इस विषय को कहूंगा:

विषय: सिस्टम ए के साथ समस्या होने पर, कृपया वाई की जांच करें


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मुझे लगता है कि आप सही रास्ते पर हैं, लेकिन आप इसे आगे बढ़ा सकते हैं, इसलिए जो आप उनसे करने के लिए कह रहे हैं, वह पहली बात है। 'कृपया जाँचें कि क्या Y इस समस्या को सिस्टम A में पैदा कर रहा है', विषय और शरीर दोनों।
जय

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यह एक ईमेल नहीं होना चाहिए।

इसे आपके ट्रैकिंग सिस्टम में जाना चाहिए:

  • केस प्रविष्टि में दोष रिपोर्ट है।
  • प्रारंभ में आपको सौंपा गया था और पहली प्रतिक्रिया के साथ ध्यान दें कि यह एक्स का परिणाम नहीं है क्योंकि आपने जांच की है (इस निष्कर्ष का समर्थन करने के लिए किसी भी अतिरिक्त जानकारी के साथ)।
  • इसके बाद आपको सहकर्मी को एक नोट के साथ सौंपा गया है, जिस पर आपको संदेह है कि यह वाई हो सकता है

इस बिंदु पर यह बिल्कुल स्पष्ट होना चाहिए कि इसकी समस्या ...


संपादित करें:

वास्तव में यह कुछ मामलों में, प्रश्न का एक खराब उत्तर है क्योंकि यह नहीं है - लेकिन यह जो बिंदु बनाता है वह वैध है यानी कि बिना ईमेल भेजे (बिक्री अवधि को उद्धृत करने के लिए) एक विशिष्ट "कॉल टू एक्शन" यानी कुछ यह स्पष्ट करता है कि इसके अब प्राप्तकर्ताओं को इससे निपटने की समस्या है।

एक ईमेल के मामले में - आप लाइनों के साथ कुछ के साथ शुरू कर सकते हैं "क्या आप निम्नलिखित समस्या पर एक नज़र डाल सकते हैं ..." लेकिन बेहतर यह है कि संदेश के पाठ के ऊपर और ऊपर स्पष्ट रूप से एक कार्य के रूप में चिह्नित किया गया है


जब समाधान होता है तो हम ईमेल का उपयोग करने के बारे में बहुत चिंतित होते हैं, हमें ऐसा नहीं करना चाहिए। बहुत बढ़िया जवाब। मेरी पहली प्रतिक्रिया थी, यह इतना स्पष्ट है, लेकिन हम इसे प्राप्त नहीं करते हैं।
जेएफओ

हालांकि मैं सहमत हूं, इस डो ने सीधे सवाल का जवाब नहीं दिया, लेकिन यह स्पष्ट है कि यह क्या हो रहा है। अंत में, आप उनका काम और आपका काम नहीं कर सकते हैं, इसलिए अगर बात अलग हो जाती है क्योंकि वे अपने काम को टालते रहते हैं तो आपने इसे वापस करने के लिए सबूत के साथ अपना हिस्सा किया होगा। व्यक्तिगत रूप से मुझे इस "गधा कवरिंग" दृष्टिकोण से नफरत है, लेकिन जब सह-श्रमिकों से भारी निष्क्रिय आक्रामक रुख का सामना करना पड़ा, तो मैंने पाया कि यह एकमात्र रास्ता है। कभी-कभी एक टीम को जागने की जरूरत होती है, एक असफल परियोजना से गेंदों में एक अच्छी किक होती है, बशर्ते, वास्तव में वे विफलता देखें !!
न्यूटोपियन

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इस शेख़ी को व्यक्तिगत रूप से न लें, मैं भी दोषी हूँ।

यह वही है जो मुझे ईमेल के उपयोग से नफरत है। इसे एक टास्क / टोडो के रूप में भेजा जाना चाहिए जिसे कभी आपका ईमेल सिस्टम कहता है। नियत तिथि के साथ। हो सकता है कि किसी कंपनी को कोई कार्य भेजने के बारे में सांस्कृतिक मुद्दा हो क्योंकि यह अच्छी तरह से पूछने के रूप में नहीं आता है, लेकिन एक आदेश देने की तरह अधिक है। यह मामला नहीं होना चाहिए क्योंकि रिसीवर अनुरोध को अस्वीकार कर सकता है (जो आपके मामले में एक प्लस रहा होगा।) और एक अलग समय स्थापित करें।

मीटिंग अनुरोध कैलेंडर आइटम हैं। यह विशेष रूप से दर्दनाक होता है जब कोई पूछता है कि क्या आपके पास एक बैठक हो सकती है और वे कोई समय-सीमा नहीं देते हैं और पेट में एक किक होती है जब उनके पास मई कैलेंडर तक पहुंच होती है।

3-4 ईमेल भेजे जाने के बाद, फोन उठाने या कम से कम एक चैट प्राप्त करने का समय है। यह भी 47 अनुच्छेद के कुछ के लिए जाता है मुझे पाठ में संग्रहीत करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

संग्रह करने की बात कही। मुझे एक ग्राहक के बारे में ईमेल क्यों मिलते हैं जो केवल 'मेरे' इनबॉक्स में जाते हैं? जब मैं कंपनी छोड़ता हूं, तो कोई ऐसा कर सकता है और वे मेरा इनबॉक्स प्राप्त नहीं करेंगे। मैं इसे उस व्यक्ति को अग्रेषित कर सकता हूं जब मैं चला गया हूं तो वह मेरा खाता संभाल सकता है। इसलिए अब मुझे ईमेल को कुछ डॉक्यूमेंट सिस्टम में कॉपी करना होगा या सभी की तरह होना चाहिए और प्रत्येक क्लाइंट के लिए एक ईमेल में 50 फोल्डर हो सकते हैं और उसे वहीं पर ड्रैग करना होगा। और जब मैं चला जाता हूं, तो कुछ खराब चूसने वाला उन सभी फ़ोल्डरों के माध्यम से जाता है और मेरे पुराने ईमेल पते पर भेजे गए स्पैम को प्राप्त करता रहता है (ईमानदारी से, मैं उस पोर्न साइट पर नहीं गया था।)।

जब BigBoss@OurMostImportantClient.com से कोई ईमेल आता है, तो उसे किसी ऐसे व्यक्ति के लिए कुछ केंद्रीय स्थान पर जाने की आवश्यकता होती है, जिसे अभी या भविष्य में इसे प्राप्त करने की आवश्यकता है। यदि यह MyBigBoss के लिए प्रत्यक्ष है, तो शायद नहीं। लेकिन इसमें महत्वपूर्ण क्लाइंट और बिजनेस पार्टनर ईमेल को रूट करने की क्षमता होनी चाहिए।

विकी की SharePoint और SharePoint और ऊर्ध्वाधर बाजार अनुप्रयोग जो संपर्क प्रबंधन को शामिल करते हैं, वे अच्छे हैं, लेकिन वे ईमेल को संभालते नहीं हैं। किसी को इस गंदगी को तब तक साफ करना है जब तक हम इससे छुटकारा नहीं पा लेते हैं।

क्षमा करें, आपके प्रश्न का उत्तर कहीं न कहीं है। हमारी ईमेल प्रणाली की तरह।

वहाँ एक बेहतर तरीका हो गया है और यह निश्चित रूप से नरक के रूप में ट्विटर नहीं है।


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  • अपने संदेश को संक्षिप्त और संक्षिप्त रखें।
  • पैराग्राफ शैली गद्य पर अनुकूल बुलेटेड सूची।
  • अपने प्राप्तकर्ताओं को जानें (यानी गैर-प्रोग्रामर से बात करते समय तकनीकी शब्दजाल से बचें)।
  • ईमेल का प्रयोग संयम से करें।
    • यदि आप अधिक संवाद करते हैं, तो लोग आपको धुन देंगे।

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अपने बग-ट्रैकिंग तंत्र के माध्यम से अपने विशिष्ट उदाहरण को संभालना, जैसा कि अन्य लोगों ने कहा है, शायद बेहतर समाधान है। उस ने कहा, ईमेल संचार के बारे में आपका व्यापक सवाल एक करीब से देखने लायक है।

  • यह देखते हुए कि आपके ईमेल आपके दावे के अनुसार स्पष्ट हैं (और मुझे इस पर संदेह करने का कोई कारण नहीं है कि आपके बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त प्रश्न के आधार पर)
  • और यह देखते हुए कि लोगों ने ईमेल प्राप्त करने और पढ़ने दोनों को स्वीकार किया
  • और यह देखते हुए कि यह एक अलग या दुर्लभ घटना नहीं है
  • तब मुझे संदेह है कि समस्या आपके ईमेल की स्पष्टता है।

आपके द्वारा पूछे जाने पर आपको संदेह होने लगता है "शायद ईमेल के माध्यम के बारे में कुछ निहित है जो इस प्रकार के संचार के लिए प्रभावी नहीं है?" लेकिन मुझे संदेह है कि आपको किसी अन्य माध्यम में सफलता मिलेगी। मुझे संदेह है कि आपकी हताशा का स्रोत आपकी टीम के साथ आपके संबंधों में अधिक संभावना है।

यह मुझे ऐसा लगता है जैसे आपकी टीम के लोग आपको गंभीरता से नहीं ले रहे हैं और यह एक व्यापक समस्या है जिसे मध्यम या संचार शैली के परिवर्तन के साथ संबोधित किया जा सकता है। यदि आप चाहते हैं कि आपके संचार को गंभीरता से लिया जाए, तो आपको उन कारणों पर ध्यान देने की आवश्यकता है, जिन्हें आप गंभीरता से नहीं ले रहे हैं और उनका निवारण करें। बहुत सारे संभावित कारक हैं जो इस कमी के दिल में हो सकते हैं (आप नए हैं, या युवा हैं, या सांस्कृतिक रूप से अलग हैं, या अप्रमाणित हैं, या अतीत में गलत हैं) और हर एक एक अलग दृष्टिकोण का संकेत देगा पदच्युत करने के लिए। और अलग-अलग टीम अलग-अलग व्यक्तित्व प्रकारों के लिए अलग-अलग प्रतिक्रिया देते हैं। इसलिए अधिक जानकारी के बिना, मैं यहां से आगे बढ़ने की सलाह देने में संकोच करता हूं।

यदि यह एक जेल फिल्म थी, तो मैं सुझाव दूंगा कि आप टीम के सबसे बड़े आदमी को खोजें और उसे कूदें। प्रोग्रामर की एक टीम का सम्मान प्राप्त करना अधिक कठिन हो सकता है (हालांकि आमतौर पर अस्पताल में समाप्त होने की संभावना कम होती है)।

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