जब लोग डेटा का प्रबंधन करते हैं, तो तीन मूलभूत रूप से अलग-अलग तरीके होते हैं जिनसे वे मूल्य जोड़ सकते हैं:
- कम्प्यूटिंग
- भंडारण और पुनर्प्राप्ति
- अग्रेषण और साझाकरण।
साधारण अंकगणित के स्तर पर कंप्यूटिंग के लिए, आप एक्सेल को हरा नहीं सकते। यहां तक कि अगर आप एक अनुभवी प्रोग्रामर हैं, तो आप उस समय के एक अंश में एक स्प्रेडशीट का निर्माण कर सकते हैं जिसे आप कंप्यूटर प्रोग्राम लिखने और डिबग करने के लिए ले जाएंगे। आप डेटा को तालिकाओं में समूह कर सकते हैं और प्रश्नों के साथ मिलने वाले कुछ लाभों को प्राप्त करने के लिए लुकअप फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। पिवट टेबल और रेखांकन सुविधाएँ डेटा को सरल और आसान बनाते हैं।
फ़ाइल / दस्तावेज़ स्तर पर संग्रहण और पुनर्प्राप्ति के लिए एक्सेल एमएस वर्ड या एमएस एक्सेस के रूप में उपयोगी है। एसक्यूएल प्रश्नों के स्तर पर पुनर्प्राप्ति के लिए, एमएस एक्सेस एक्सेल की तुलना में बहुत बेहतर काम करता है, हालांकि एक्सेस गंभीर रूप से सीमित है क्योंकि आपको पता चल जाएगा कि क्या आपने कभी किसी औद्योगिक ताकत DBMS के साथ एक्सेस की तुलना की है।
डेटा शेयरिंग के लिए, एक्सेल बेहद आदिम है। अधिकांश दुकानें जो एक्जिट द्वारा एक्सेल को अपनाती हैं, इस बिंदु पर मुसीबत में आती हैं। आपका प्रश्न बताता है कि आपकी दुकान पर ऐसा है।
डेटाबेस को एक जगह पर पेश करने में कई समस्याएं हैं जो डेटाबेस के लिए तैयार नहीं है। एक राजनीतिक है। जो लोग अपने स्प्रेडशीट को जॉकी करते हैं, वे सिस्टम की व्यापक समस्या को पहचान सकते हैं, लेकिन वे डेटा के अपने छोटे टुकड़े पर नियंत्रण से बेहद खुश हैं। यदि आप अपने पास मौजूद विकेंद्रीकृत समाधान के लिए केंद्रीय प्रबंधन और नियंत्रण करने का प्रयास करते हैं, तो आप प्रतिरोध की उम्मीद कर सकते हैं। उस प्रतिरोध में से कुछ उचित है।
एक और डेटाबेस की लागत है। जैसा कि पहले ही एक अन्य प्रतिक्रिया में कहा गया है, डेटाबेस के नुकसान फायदे से आगे निकल सकते हैं।
एक और डेटाबेस की विश्वसनीयता है। जो लोग डेटाबेस में डेटा डालते हैं वे आमतौर पर ऐसा करते हैं क्योंकि यह उनका काम है या शायद खुद के लिए कुछ हासिल करना है, जैसे किसी वेबसाइट पर ऑर्डर देना। वे इसे सामुदायिक भावना से बाहर नहीं करते हैं। कम से कम, ज्यादा नहीं। अच्छे इनपुट के बिना, डेटाबेस कभी विश्वसनीयता हासिल नहीं करता है।
एक समाधान मैं अब एक ऐसी जगह पर काम कर रहा हूं, जहां स्प्रेडशीट बस पकड़ रही हैं, एमएस एक्सेस में एक प्रोटोटाइप डेटाबेस का निर्माण कर रही है। इसके लिए एक अलग पहलू है: लोग डेटाबेस के बारे में गलत बात सीख सकते हैं, कुछ को उन्हें बाद के विकास के स्तर पर अनजान करना होगा। मुझे यह भी लगता है कि एक्सेस की रिपोर्टिंग सुविधाओं में बेहद कमी है। और यदि आप समवर्ती उपयोगकर्ताओं के बारे में सोच रहे हैं, तो आपको एक्सेस से परे सोचना होगा, हालांकि एक्सेस प्रगति को सहज बना रहा है।
मुझे एक्सेस के बारे में तीन चीजें पसंद हैं: आदिम प्रोटोटाइप का उत्पादन करने के लिए यह सरल, त्वरित और सस्ता है। लगभग कोई सीखने की अवस्था नहीं है, खासकर यदि आप पहले से ही डेटा विश्लेषण और तालिका संरचना को समझते हैं।
दूसरा, यह एक बड़े केंद्रीकृत DBMS की तुलना में कम डराने वाला है। जब उपयोगकर्ताओं को तालिका दृश्य में एक्सेस तालिका खोलने का तरीका दिखाया जाता है, तो केवल उस पर क्लिक करके, वे तालिकाओं के अपने डर को खो देते हैं। और यह तथ्य कि एकल फ़ाइल डेटा, डेटा परिभाषाओं को संग्रहीत करती है, और अनुप्रयोग उन लोगों के लिए चीजों को सरल रखता है जो सिस्टम के संदर्भ में नहीं सोचते हैं।
तीसरा, यह एक्सेल और वर्ड के साथ अच्छा खेलता है। एक एक्सेल स्प्रेडशीट में एक टेबल या क्वेरी कॉपी करना एक बटन पर क्लिक करने जितना आसान है।
इससे पहले कि मैं इस बिंदु पर पहुंच पाता, मुझे एक्सेस के बारे में कुछ हद तक स्नोबोर्ड रवैये पर काबू पाना था। यह SQL सर्वर या Oracle नहीं है। लेकिन जब तक आप सीमाओं को समझते हैं, तब तक इसका उपयोग होता है
यह सब कहने के बाद भी, आपको अभी भी एक स्मारकीय कार्य का सामना करना पड़ेगा, जब आपकी दुकान को बहुत कम एक्सेस डेटाबेस से एकल बड़े पैमाने पर एकीकृत डेटाबेस में स्थानांतरित करने का समय आता है, पेशेवर प्रबंधन और साझा संसाधनों के साथ।