आप ईमेल कैसे कम लेकिन पूर्ण रखते हैं? [बन्द है]


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मैं अजीब प्रकार का डेवलपर हूं जो लिखना और व्याख्या करना पसंद करता है - ईमेल, चश्मा, आप इसे नाम देते हैं। मुझे लोगों को चीजों को गहराई से समझने में मदद करने में मजा आता है। मुझे पिंग-पोंग संचार से नफरत है, जहां समूह 30 या 40 ईमेल, फोन कॉल और बैठकों से गुजरते हैं क्योंकि समूह के 25% ने पिछले धराशायी ईमेल को गलत समझा है जिसमें लेखक ने केवल अपनी स्थिति को आधा समझाया, या जल्दी में और गलत तरीके से लिखा था एक महत्वपूर्ण शब्द या एक नकारात्मक या दो को छोड़ दिया।

यह विशेषता प्रलेखन के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन मेरे ईमेल लंबे हैं, इसलिए लोग बस उन्हें नहीं पढ़ते हैं। मैंने जिन युगल रणनीतियों का उपयोग किया है, वे लोगों को प्रलेखन के रूप में देखने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए संलग्न दस्तावेज़ों के रूप में लंबे ईमेल फ़ॉर्मेट कर रहे हैं (कभी-कभी आश्चर्यजनक रूप से अच्छी तरह से काम करता है), या मुफ्त पैराग्राफ के बजाय अधिक बुलेट बिंदुओं का उपयोग करने की कोशिश कर रहा है। इन रणनीतियों से पाठकों में वृद्धि होती है, लेकिन सामग्री अभी भी लंबी है।

बेशक, मैं चिल्लाना और चीखना चाहता हूं कि जटिल तकनीकी विषयों के लिए बहुत अधिक व्यय और स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, लेकिन यह किसी की मदद नहीं करता है। स्पष्ट रूप से ऐसे ट्रेडऑफ़ हैं जिन्हें बनाया जा सकता है, लेकिन मेरे पास एक कठिन समय है कि हम ऐसे बयानों को सही ठहराएं जो स्पष्ट नहीं हैं या जिसके परिणामस्वरूप बाद में एक लाख सवाल, गलतफहमी, या "नियम और शर्तें" जुड़ जाएंगे।

आप अपने संचार को कम लेकिन पूर्ण कैसे रखते हैं?


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क्या यह समस्या Google Wave को हल करने वाली नहीं थी?
स्वयं पर ध्यान दें -

@ नोट: कई के बीच, हाँ। IMHO इसके निधन का मुख्य कारण था कि यह सब कुछ, सभी के लिए होने की कोशिश कर रहा था।
पिस्कोर ने

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यह एक प्रोग्रामिंग विशिष्ट समस्या नहीं है
मैट

जवाबों:


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कार्यकारी सारांश:

महत्वपूर्ण तथ्यों को शीर्ष पर रखें फिर नीचे विस्तार करें।

विवरण:

जब मेरे पास एक लंबा तकनीकी ईमेल होता है जिससे मुझे डर लगता है कि आधे दर्शक खो देंगे, तो मैं शीर्ष पर एक छोटा, सटीक "कार्यकारी सारांश" डालने का प्रयास करता हूं और नीचे पूर्ण तकनीकी विवरण शामिल करता हूं। बोल्ड या अंडरलाइनिंग का चयनात्मक उपयोग भी मदद करता है।


पत्रकार इसका अभ्यास करते हैं: किसी कहानी का पहला पैराग्राफ आपको tl; dr संस्करण देना चाहिए। बाद के पैराग्राफ फिर कहानी का विस्तार करते हैं।
फ्रैंक शियर

स्पष्टीकरण का एक बिंदु, क्या आप वास्तव में इसे कार्यकारी सारांश के रूप में लेबल करते हैं?
स्टीवन एवर्स

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@SnOrfus, बिल्कुल। यह एक सारांश के रूप में इसकी पहचान करता है, चलो दर्शकों में तकनीकी जानते हैं कि यह पूरी कहानी का एक संकुचित संस्करण है, और प्रबंधन के प्रकारों के स्टोक्स को स्टोक करता है जो अन्यथा इसे पढ़ने के लिए परेशान नहीं होंगे।
एएसएचली

बहुत ही रोचक। +1
स्टीवन एवर्स

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एक-लाइन कार्यकारी सारांश का सबसे अच्छा कारण यह है कि व्यस्त लोग ईमेल के शीर्ष पर रखने के लिए ब्लैकबेरीज़ का उपयोग करते हैं और डिफ़ॉल्ट प्रदर्शन केवल कुछ लाइनों का मूल्य है।
JBRWilkinson

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उस चीज़ पर ध्यान केंद्रित करें जिसे आप संवाद करने की कोशिश कर रहे हैं। क्या आपके द्वारा उपयोग किया गया प्रत्येक शब्द आपके संदेश को पाने में मदद करता है?

विशेषणों से बचने की कोशिश करें । शेख़ी या अति समझाने से बचें। सबसे संक्षिप्त वाक्यांश का उपयोग संभव है - लंबे शब्दों और जटिल वाक्यांशों का उपयोग करके प्रभावशाली ध्वनि की कोशिश न करें जहां एक सरल विकल्प मौजूद है। व्यर्थ के शब्दों से बचें।

स्टीफन किंग द्वारा ' लेखन पर ' पढ़ें ।


विशेषण से भी विशेषण से बचें। वे लगभग हमेशा अप्रासंगिक हैं।
डैन रोसेनस्टार्क

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मैं कम शब्दों का उपयोग करता हूं, ऐसा लगता है कि काम काफी अच्छा है।

गंभीरता से, यद्यपि ...

केवल उन चीजों को समझाने की कोशिश करें, जो प्रासंगिक हैं, उदाहरण के लिए, "फ़ाइल लोड करें" के बारे में विस्तार से जाने के बजाय आप फ़ाइल को कैसे लोड करते हैं और इसे करते समय त्रुटियों की जांच करते हैं और आदि।


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  • ईमेल में संपूर्ण स्पष्टीकरण को शामिल करने के बजाय, जब भी आप कर सकते हैं, मौजूदा संदर्भ से लिंक करें, जब लंबी स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो।
  • इस बारे में सोचें कि प्राप्तकर्ता जानकारी के साथ क्या करना चाहता है , और उन्हें ऐसा करने के लिए बिल्कुल पर्याप्त दें। अधिकांश गैर-हैकर्स किसी भी अधिक जानना नहीं चाहते हैं कि उन्हें अपना काम हाथ में लेने की ज़रूरत है, और जिस किसी को भी ज़रूरत है वह आपसे पूछेगा।
  • एक सामान्य नियम के रूप में, जब गैर-हैकर्स के साथ काम करते हैं, तो किसी भी मुद्रित पृष्ठ पर लंबाई में कोई भी ईमेल (600 या तो शब्द) बहुत लंबा है। या तो क्रिया पर कटौती करें, या इसे एक लिंक से बाहर करें, जिसे आप संदर्भित कर सकते हैं या एक दस्तावेज जिसे आप संलग्न कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, प्रलेखन के 2,000 शब्दों को एक मैनुअल बनना चाहिए जिसे आप ईमेल से लिंक या संलग्न करते हैं। इससे प्रलेखन अद्यतन करने और संशोधन नियंत्रण में रखने में भी आसानी होती है!

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पढ़ें स्ट्राक एंड व्हाइट की द एलिमेंट्स ऑफ स्टाइल

मैं उद्धृत करता हूं, "जोरदार लेखन संक्षिप्त है। एक वाक्य में कोई अनावश्यक शब्द नहीं होना चाहिए, एक पैराग्राफ कोई अनावश्यक वाक्य नहीं है, इसी कारण से कि एक ड्राइंग में कोई अनावश्यक लाइनें नहीं होनी चाहिए और एक मशीन में कोई अनावश्यक भाग नहीं होना चाहिए। इसके लिए यह आवश्यक नहीं है कि लेखक सभी को बनाए। उनके वाक्य छोटे हैं, या कि वे सभी विवरणों से बचते हैं और अपने विषयों को केवल रूपरेखा में मानते हैं, लेकिन यह हर शब्द बताता है। "

मेरी पसंदीदा लाइन, "अनावश्यक शब्दों को छोड़ें।"

वैकल्पिक शब्द


इस सिद्धांत के बारे में सुंदर बात यह है कि यह कोड पर भी लागू होता है।
एंडी लेस्टर

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एक रसीला संदेश लिखें और उन चीजों के लिए जो आपको लगता है कि लोग विवरण चाहते हैं, विकिपीडिया से बाहरी विकी पृष्ठों को हाइपर लिंक प्रदान कर सकते हैं, eHow या यहां तक ​​कि स्वयं द्वारा लिखे गए पृष्ठ।

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