सिस्टम और नेटवर्क प्रशासक आमतौर पर बहुत व्यस्त लोग होते हैं। हॉलिडे प्रोजेक्ट्स, मीटिंग्स, सपोर्टिंग टिकट्स, और हॉलवे में लोगों से मौखिक अनुरोध एक वास्तविक गड़बड़ कर सकते हैं। हमने पिछले दिनों यहां कुछ अनुरोध ट्रैकिंग प्रणालियों पर चर्चा की है, लेकिन अपने समय को अधिक प्रभावी बनाने के लिए आप किन अन्य तरीकों या साधनों का उपयोग करते हैं?
थॉमस लिमोसेली की पुस्तक, टाइम मैनेजमेंट फॉर सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर , कुछ महान विचार हैं, लेकिन वास्तविक दुनिया में आपके लिए क्या काम करता है और क्या नहीं?
जवाबों:
टिकट प्रणाली का अच्छा उपयोग।
सिस्टम कॉन्फ़िगरेशन, नेटवर्क आदि पर व्यापक प्रलेखन (विकी) का अच्छा उपयोग जो हमेशा अद्यतित रहता है (इसलिए मुझे कभी भी कुछ भी शोध करने की आवश्यकता नहीं है)
-Adam
टोडो टेक्सट कमांड लाइन इंटरफ़ेस (सीएलआई) - क्रॉस प्लेटफॉर्म, फ्यूचरप्रूफ, एसएसएच पर काम करता है। आप और अधिक क्या चाह सकते थे?
मैं जिस सिस्टम का उपयोग कर रहा हूं वह ऊपर बताई गई चीजें हो रही हैं। मुझे सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर के लिए टाइम मैनेजमेंट भी मिला (ऊपर भी बताया गया है) बहुत मूल्यवान है।
जीटीडी के बारे में मुझे जो बात सबसे ज्यादा पसंद आई वह थी कि यह आपके "सिस्टम" के बारे में कितना अज्ञेय था। यह कागज, इलेक्ट्रॉनिक, कुछ भी हो सकता है। जब तक यह काम करता है, कौन परवाह करता है?
मैंने इंडेक्स कार्ड का उपयोग करना शुरू कर दिया, जो एक बाइंडर क्लिप के साथ अटका हुआ था, जिसे मैंने हर जगह चलाया। प्रत्येक इंडेक्स कार्ड एक अलग GTD संदर्भ था। यह शायद वही है जिसने मुझे जीटीडी सिद्धांतों के करीब रखा। उसके बाद मैंने कुछ समय के लिए ओमनीफोकस का उपयोग किया, मैंने सार्वजनिक बीटा में भी भाग लिया और वास्तव में सस्ती प्रतिलिपि प्राप्त की। लेकिन मुझे यह बहुत जटिल लगा। (और मैंने अभी पिछले हफ्ते इसे खोला था और इसे फिर से बंद कर दिया था जितना जल्दी ही डर से बाहर हो जाता है!) प्लस मुझे पसंद नहीं है कि वे iPhone संस्करण के लिए $ 25 चार्ज कर रहे हैं, जैसे कि ओमनीफोकस के लिए $ 70 पहले से अपमानजनक नहीं है। उसके बाद, मैंने एक सादा पाठ फ़ाइल का उपयोग किया जिसे मैंने पूरे दिन खुले रखा। संभवतः मेरा अब तक का सबसे अच्छा सिस्टम, लेकिन यह बहुत पोर्टेबल नहीं था। इसलिए मैंने पाठ फ़ाइल को विकी में स्थानांतरित कर दिया और फ़ायरफ़ॉक्स में एक एक्सटेंशन का उपयोग करने की योजना बनाई, ताकि मुझे इसे विम में खोलने की अनुमति मिल सके,
अब मैं मैक के लिए थिंग्स का उपयोग कर रहा हूं । अब तक सब ठीक है। यह बहुत सरल है। संभवतः इसकी सबसे अच्छी विशेषता "टुडे" श्रेणी है जहाँ आप उन चीजों को डालते हैं जिन्हें आप आज करना चाहते हैं। यह बहुत GTD नहीं है, लेकिन यह मेरे लिए काम करता है। थिंग्स के साथ सबसे बड़ी समस्या यह है कि कार्यों का ट्रैक खोना बहुत आसान है। क्या यह अगले के तहत सूचीबद्ध है? अनुसूचित? किसी दिन? परियोजनाओं? परियोजनाओं में अगली कार्रवाई जिम्मेदारी के क्षेत्रों के तहत क्यों नहीं दिखाई देती है? बहुत सारी कमियां हैं और मैं चाहता हूं कि इसमें ओमनीफोकस की तरह अपने खुद के कस्टम विचार बनाने की क्षमता हो। लेकिन इसके बावजूद मैंने एक लाइसेंस खरीदा और शायद आइपॉड टच संस्करण जल्द ही खरीदूंगा। यह सही नहीं है, लेकिन यह मुझे संगठित रहने में मदद कर रहा है जो मुझे लगता है कि केवल एक चीज है जो वास्तव में मायने रखती है।
यदि आप वन-मैन-बैंड नहीं हैं, तो सपोर्ट रोटेट होना आवश्यक है। एक सप्ताह के लिए किसी और पर समर्थन प्रश्नों को विचलित करने में सक्षम होने के लाभों को कम करके आंका नहीं जा सकता है; यह आपको अपने सिर को मध्य-से-लंबी अवधि की चीजों में नीचे लाने की अनुमति देता है जो अन्यथा विलंबित रहते हैं।
समय / कार्य प्रबंधन के संदर्भ में, मेरे पास 3 सूचियाँ हैं:
@Desk सूची को नियत तारीख से क्रमबद्ध किया गया है, जिसमें शीर्ष पर अधिक जरूरी चीजें हैं।
साथ ही, @somestage लिस्ट आश्चर्यजनक रूप से cathartic है; सामान को लिखने के लिए कहीं न कहीं अच्छा है कि वास्तव में, वास्तव में आपको बग़ावत है लेकिन आप अभी इसे ठीक करने के लिए समय बिताने का औचित्य नहीं बना सकते हैं, क्योंकि यह सेवा प्रभावित नहीं है।
काम करने की आदतों के संदर्भ में सामान्य सुझावों की एक जोड़ी, जो समय प्रबंधन के बारे में सीधे नहीं, शायद आपको लंबे समय में समय बचाएगी:
हम संपूर्ण IT विभाग के लिए AdvenNet ManageEngine नामक एक सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं। यह टिकट, संपत्ति और ज्ञान के आधार को जमा करने और ट्रैक करने के लिए एक महान उपकरण है।
जब कोई उपयोगकर्ता मुझे हॉल में रोकता है, तो मैं ईमानदारी से उन्हें बता दूंगा कि मैं अपने डेस्क पर वापस आने के समय को भूल जाऊंगा, इसलिए कृपया एक टिकट जमा करें। ये टिकट प्रगति, समय आदि को ट्रैक कर सकते हैं और उपयोगकर्ता कभी भी इन पर जांच कर सकते हैं।
इसे देखें, यह एक महान उपकरण है।
व्यक्तिगत रूप से मैं टिकटिंग सिस्टम ( रिक्वेस्ट ट्रैकर ) और मेरे आउटलुक कैलेंडर के संयोजन का उपयोग करता हूं। मैं फिक्स-उन-अब टाइप टिकटों के लिए टिकटिंग सिस्टम से काम करता हूं, लेकिन बड़े मुद्दों के लिए, जो कई बार काम लेते हैं, मैं उन्हें अपने आउटलुक कैलेंडर में शेड्यूल करता हूं। मैं सिर्फ टैब या एड्रेस बार को खींचकर कैलेंडर में छोड़ता हूं। मैं याद दिलाता हूं कि मुझे 0 मिनट पहले याद दिलाने के लिए सेट किया गया है, इसलिए मुझे पता है कि कार्यों को कब स्विच करना है। अगर कुछ मुझे बाधित करता है (और यह अक्सर होता है) या यदि किसी कार्य को अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो मैं कैलेंडर के अनुसार अपने कार्यों को इधर-उधर खींचता हूं।
मुझे एक व्यक्ति के रुकावटों से निपटने के विचार से प्यार है, जबकि दूसरे व्यक्ति के पास "एकांत का किला" है, जो महत्वपूर्ण पर ध्यान केंद्रित करने के लिए है, लेकिन जरूरी नहीं है। फिर दिन में बाद में स्विच करना। दुर्भाग्य से, मैं ज्यादातर समय दिखाने वाला एक आदमी हूं और मेरे कार्यालय में कोई दरवाजा नहीं है, इसलिए मुझे बहुत सारे और बहुत सारे ड्रॉप-बाय मिलते हैं।
मैं अपने स्वयं के हाइब्रिड का उपयोग करता हूं जीटीडी (एडम का जवाब देखें ) और लिनबर्गर्स "कुल कार्य दिवस नियंत्रण" ( नीचे देखें )।
IMHO, कुंजियाँ इस प्रकार हैं:
1- पहचानें कि आप समय को नियंत्रित नहीं कर सकते, आप केवल कार्यों को नियंत्रित कर सकते हैं। किसी भी प्रणाली का सबसे बड़ा मूल्य अगले करने के लिए सबसे अच्छी बात की पहचान करना है।
2- सभी कार्यों, परियोजनाओं, अगले कार्यों को इकट्ठा करने के लिए एक एकल स्थान। मैं अपने iPhone पर टूडू के लिए कनेक्टर्स के साथ आउटलुक कार्यों का उपयोग करता हूं।
3- कार्यों, परियोजनाओं, अगले कार्यों आदि की नियमित समीक्षा मैं इसे साप्ताहिक रूप से करता हूं।
4- अनुशासन। अगले कार्य को खोजने के लिए सिस्टम का उपयोग करने के लिए अनुशासन, सिस्टम में सब कुछ डालने के लिए अनुशासन, और रुकावट और विकर्षण को कम करने के लिए अनुशासन (जैसे सर्वरफॉल्ट!)।
TWC के बारे में ध्यान दें। मैंने लिंक नहीं किया क्योंकि मेरे द्वारा उपयोग किया जाने वाला संस्करण अब चालू नहीं है। मैंने उनकी पुस्तक "Microsoft Outlook का उपयोग करके कुल कार्यदिवस नियंत्रण" का संस्करण 1 पढ़ा। उन्होंने इसे (संस्करण 2) "अपडेट योर नाउ" के लिए अपडेट किया, जो मुझे नहीं लगा।
मैं याद रखें दूध का उपयोग करें । यह आउटलुक में टाई कर सकता है। इसमें प्राथमिकता के 3 स्तर हैं, अन्य लोगों के साथ बांधा जा सकता है, आपको समूह आइटम के टैब का उपयोग करने की अनुमति देता है, और टैग के उपयोग की अनुमति देता है। यदि आपके पास ब्लैकबेरी या अन्य मोबाइल डिवाइस है, तो ऐसे क्लाइंट हैं जो RTM और आपके कार्यों की सूची को सिंक में रखेंगे। इसलिए यदि आप हॉलवे कॉनवो और एक टूडू आ रहे हैं, तो आप इसे अपने फोन में टाइप कर सकते हैं। फिर अगली बार जब आप वेबसाइट से टकराते हैं तो यह आपके इनबॉक्स में दिखाई देता है (मैं इसे अपनी स्क्रीन पर दिखाता हूं)। और आप आवर्ती कार्य कर सकते हैं, आदि।
प्रबंधक-उपकरण पर जाएं और कैलेंडर प्रबंधन पर उनके पॉडकास्ट ढूंढें। आप समय का प्रबंधन नहीं कर सकते हैं, यह इसे गति देने, या इसे धीमा करने के प्रयासों का अच्छी तरह से जवाब नहीं देता है, और वास्तव में दिन में केवल इतने ही घंटे हैं।
मैं अब इसे ठीक करने, और परियोजना आधारित कार्यों दोनों के लिए एक टिकट प्रणाली का उपयोग करता हूं। उन कार्यों के लिए जो मैं आउटलुक का उपयोग करता हूं, और मध्यवर्ती कार्यों की पुनरावृत्ति करता हूं।
डेटा कैप्चर: जब आप अपने डेस्क पर नहीं होते हैं, तो आपको अनुरोधों, विचारों, आवश्यकताओं आदि को पकड़ने का एक तरीका चाहिए। मैं बाहर गया और मोलेस्किन नोटबुक मिला, इसके बारे में 4 "x6" और ब्लैक, इसलिए यह बोर्ड रूम में लेने के लिए पर्याप्त अच्छा लगता है। मैं प्रत्येक आउटलुक में अपना आउटलुक कैलेंडर प्रिंट करता हूं, और इसे मोड़ता हूं ताकि यह फिट हो जाए और इसे उस पृष्ठ पर खिसका दें जहां मैं हूं। सप्ताह के दौरान, मैं पेपर कॉपी और आउटलुक अपडेट करूंगा।
जबकि मैंने कुल कार्यदिवस नियंत्रण विधि का उल्लेख कहीं और किया है, मैं इसे अपने वर्कफ़्लो के साथ अच्छी तरह से काम करने में सक्षम नहीं था। मेरे पास MUCH की बेहतर किस्मत है (और दृढ़ता से अनुशंसा करते हैं) सैली मैकही द्वारा अपना जीवन वापस ले लो , जो मूल रूप से डेविड एलेन के गेटिंग थिंग्स डोन के सिद्धांतों को लेता है और उन्हें विशेष रूप से आउटलुक (जहां मैं अपने दिन का अधिकांश समय बिताता हूं) पर लागू करता है। हालांकि मैं वर्तमान में वैगन से गिर गया हूं, यह एकमात्र ऐसा समय है जब मैंने कभी भी ज़ीरो आइटम के साथ एक इनबॉक्स किया है (और इसे एक महीने के लिए इस तरह रखा गया है)। पूरी तरह से सिफारिश की गई है (और ... पुस्तक को फिर से पढ़ने के लिए एक नोट बनाना :)।