व्यापार फ़ोल्डर संरचना के लिए सर्वोत्तम अभ्यास क्या हैं?

Question

हमने एक ही हिस्से पर विभागीय फ़ोल्डर (बिक्री, विपणन, आदि) रखने की दिशा में अतीत में झुकाव किया है और फिर जब जरूरत हो तब इन तदर्थ से नीचे के फ़ोल्डरों को जोड़ना।

यह थोड़ा गड़बड़ हो गया है - मुझे 'फ़ोल्डर पदानुक्रम' बनाने का काम सौंपा गया है।

क्या किसी के पास फ़ोल्डर संरचना को व्यवस्थित करने के लिए कोई सर्वोत्तम अभ्यास है?

हम वर्तमान फ़ाइल सर्वर पर SBS2011 चला रहे हैं।

Comments

अगर एक सच्चाई है कि मैंने दूसरों पर संगठन थोपा है, तो यह है: वे जन्मजात नारे थे और इससे पहले कि मैं उन्हें बदल दूं वह मर जाएंगे। इसके जवाब में मेरे पास एक शेयर पर विभागीय फ़ोल्डर हैं। इसके तहत वे जो चाहें बना लेते हैं। हर महीने एक स्क्रिप्ट "सब कुछ" को "पुराने" सबफ़ोल्डर में संशोधित नहीं किया गया है जो सब कुछ स्थानांतरित करके फ़ोल्डर को "साफ" करता है। इससे विभाग के फ़ोल्डर पूरी तरह से नियंत्रण से बाहर हो जाते हैं।

— क्रिस एस

क्या आपकी स्क्रिप्ट "डेट एक्सेस" और "डेट संशोधित" के बीच अंतर करती है?

— 12

नहीं, बहुत सी चीजें "डेट एक्सेस" को छूती हैं, यह पिछली बार फ़ाइल खोले जाने का सटीक प्रतिनिधित्व नहीं है।

— क्रिस एस

Answer 1

क्या किसी के पास फ़ोल्डर संरचना को व्यवस्थित करने के लिए कोई सर्वोत्तम अभ्यास है?

मत करो।

मेरा विश्वास करो, आप किसी भी विभाग (शायद अपने खुद को छोड़कर) के लिए फ़ोल्डर पदानुक्रम खुद नहीं करना चाहते हैं। आप नहीं जानते कि उनकी जरूरतें क्या हैं, अच्छा विकल्प बनाने के लिए अन्य विभागों का ज्ञान या अनुभव नहीं है और वे कंपनी के फ़ाइल चौकीदार नहीं बनना चाहते हैं।

और अगर आपको लगता है कि वे इसे गड़बड़ करते हैं, तो यह उस गड़बड़ की तुलना में कुछ भी नहीं है जो आप चीजों से करेंगे। मुझे पता है कि आप कहते हैं कि आपको ऐसा करने का काम सौंपा गया है, लेकिन सबसे अच्छी बात जो आप अपने लिए कर सकते हैं, वह यह है कि इससे अनटैक्स किया जाए, जल्दी। यह असफल होने के लिए स्थापित किए जाने का एक उदाहरण है - आप इसे कैसे भी करें, किसी को इससे कोई समस्या होने वाली है, और उसके कारण या आपके बारे में शिकायत करते हैं।

सर्वश्रेष्ठ अभ्यास का शाब्दिक अर्थ है "[विभाग प्रमुख], यहां आपका विभाग साझा करता है। आप इस स्तर से नीचे संरचना और अनुमति के लिए जिम्मेदार हैं। इसे सेट करें हालांकि यह आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप है।"

Comments

महान जवाब, लेकिन यह एक बहुत बड़े मुद्दे के बारे में स्पष्ट नहीं दिखता है। कई संगठनों ने मुझे इस बात से सहमत नहीं किया है कि क्या अनुमति इस स्तर पर और इस स्तर से नीचे या नीचे होनी चाहिए । यह एक महत्वपूर्ण निर्णय है जो सी के साथ लोगों से उनके शीर्षकों में आने की आवश्यकता है।

— टिम ब्रिघम

@TimBrigham एक विवरण मैं जहाँ भी संभव हो किसी और को छोड़ दें। शेयर सभी को विभाग की अनुमति देता है, और यदि वे नीचे दिए गए फ़ोल्डरों पर अलग-अलग अनुमतियाँ चाहते हैं, तो वे उन्हें स्वयं सेट कर सकते हैं। एक जटिल फ़ोल्डर पदानुक्रम में अनुमतियाँ चौकीदार होने के नाते फ़ाइल चौकीदार होने से बहुत बेहतर नहीं है, सब के बाद।

— हॉपलेसनब

Answer 2

कोई "एक आकार सभी फिट नहीं है", लेकिन मैं सलाह दूंगा कि लोगों को भौतिक ब्रह्मांड के लिए संभव के रूप में बंद रखने के लिए सोचा जाए। जब मैं किसी व्यक्ति को 10 फ़ोल्डर गहरी खोज के साथ देखता हूं, तो मुझे पता है कि उनके पास कोई सुराग नहीं है कि उनके पास क्या फाइलें हैं और कभी भी कुछ नहीं मिला।

"वास्तविक जीवन" में, आपके पास:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

इसे कंप्यूटर फाइलों में ऐसे ही रखें। 3-4 से अधिक फ़ोल्डर घोंसले के शिकार नहीं।

फ़ाइलों के प्रकार के आधार पर, श्रेणियां या तो तिथि या विषय के आधार पर होती हैं। फ़ाइल नामों में yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext नामकरण होगा।

Comments

मेरे पास उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल नामकरण प्रोटोकॉल का पालन करने के लिए कोई भाग्य नहीं है। मैंने एक काफी सपाट संरचना होने और फिर कुशल खोज में सहायता के लिए टैग का उपयोग करने के बारे में सोचा है- क्या इस दृष्टिकोण के साथ किसी को भी भाग्य मिला है?

— जिदंल