क्या आपके पास एक एचआर व्यक्ति है? या एक एकाउंटेंट? आप अपने एचआर व्यक्ति को कैसे बुराई होने और हर किसी की व्यक्तिगत जानकारी बेचने से रोकते हैं? आप अपने अकाउंटेंट या फाइनेंस के लोगों को कंपनी के स्वामित्व वाली हर चीज को चोरी करने से कैसे रोक सकते हैं?
सभी पदों के लिए, आपके पास यह सुनिश्चित करने की प्रक्रिया होनी चाहिए कि कोई व्यक्ति कितना नुकसान कर सकता है। आपकी डिफ़ॉल्ट स्थिति यह होनी चाहिए कि आप उन लोगों पर भरोसा करते हैं जिन्हें आप किराए पर लेते हैं (यदि आप उन पर भरोसा नहीं करते हैं, तो उन्हें काम पर न रखें या उन्हें न रखें), लेकिन चेक और बैलेंस रखना उचित है।
यहां तक कि एक छोटी सी कंपनी के लिए, आपके पास सिर्फ एक "आईटी व्यक्ति" नहीं होना चाहिए, जो केवल वही हो जो कुछ भी जानता हो। (जैसा कि आपके पास सिर्फ एक व्यक्ति नहीं होना चाहिए जो पेरोल से निपट सकता है - क्या होगा यदि वह व्यक्ति बीमार हो?)। किसी और को पासवर्ड की जरूरत है, बैकअप की जांच करने की आवश्यकता है, आदि।
एक चीज जो आप कर सकते हैं वह है प्रलेखन को प्राथमिकता देना। सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति को दस्तावेज देने के लिए समय देते हैं जो चीजें सेट करता है और जब आप उम्मीदवारों का साक्षात्कार करते हैं तो दस्तावेज पर चर्चा करते हैं - पूछें कि उन्होंने अपने नेटवर्क का दस्तावेज बनाने के लिए अतीत में क्या किया है, एक नमूना देखने के लिए कहें।
यह मेरी आदत है कि हमेशा "सिस्टम गाइड" को एक साथ रखा जाए, जो कमोबेश हर चीज का दस्तावेज हो - हमें कौन सा उपकरण मिला है, इसे कैसे सेट किया जाता है, प्रक्रियाएं जिनका हम पालन करते हैं, आदि। यह स्पष्ट रूप से एक सतत विकसित दस्तावेज है (दस्तावेजों की श्रृंखला) और ज्यादातर मामलों में फाइलें), लेकिन किसी भी समय आप एक कॉपी ले सकते हैं और यह पता लगा सकते हैं कि आईटी आदमी ने चीजों को कैसे सेट किया है और आईटी व्यक्ति को बस से टक्कर मारने की स्थिति में किसी और व्यक्ति को क्या महत्वपूर्ण जानकारी चाहिए। यदि आप वास्तव में तैयार होना चाहते हैं, तो आप सिस्टम मैनुअल के माध्यम से जाने के लिए एक बाहरी सलाहकार प्राप्त कर सकते हैं और आपको बता सकते हैं कि यदि आईटी व्यक्ति के साथ कुछ हुआ तो उन्हें कदम बढ़ाने की आवश्यकता होगी।
या, यदि आप वास्तव में पागल हैं, तो आप बाहर आने वाले सलाहकार से मिल सकते हैं और तुलना कर सकते हैं कि सिस्टम मैनुअल में वे क्या देखते हैं अगर वे आपके सिस्टम को देखते हैं। क्या कोई अन्य सॉफ़्टवेयर स्थापित है? क्या अतिरिक्त व्यवस्थापक या दूरस्थ पहुँच खाते हैं?