सबसे आसान उपाय यह है कि आपको अपने ईमेल को लिखने के लिए वर्ड का उपयोग नहीं करना चाहिए। Apple मेल या आउटलुक का उपयोग करें: Mac, या जो भी आपका ईमेल प्रोग्राम है।
ऐसा क्यों है?
- HTML का उपयोग करके ईमेल को स्वरूपित किया जाता है। वर्ड बहुत खराब HTML का उत्पादन करता है जो कि आप जिस तरह से चाहते हैं, उस तरह से नहीं देख सकते हैं, खासकर जब आप इसे किसी और को भेजते हैं।
- दो तरीके हैं जो फ़ॉन्ट आकार प्रदर्शित किए जाते हैं: अंकों में और पिक्सेल में। दुनिया ज्यादातर फ़ॉन्ट आकारों को निर्दिष्ट करने के लिए बिंदुओं पर बस गई है। जब आप देखते हैं कि जब आपके मेल का जवाब आता है, तो फ़ॉन्ट आकार में बहुत बड़ा अंतर होता है, यह इसलिए है क्योंकि उनका मेल प्रोग्राम यह सोचता है कि आपका फ़ॉन्ट आकार उन बिंदुओं में था, जब यह वास्तव में पिक्सल (या अन्य तरीके से) था।
यदि आप Word का उपयोग कर रहे हैं क्योंकि आप वास्तव में विशिष्ट स्वरूपण चाहते हैं जो Word में संभव है, लेकिन आप इसे अपने ईमेल एप्लिकेशन में इस तरह से प्रारूपित करने का प्रयास नहीं कर सकते हैं, तो इसका संभवतः यह अर्थ है कि आप जिस प्रारूप का उपयोग करना चाहते हैं वह नहीं है। ईमेल के लिए उपयुक्त है। आपको या तो फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करना चाहिए जो ईमेल के लिए उपयुक्त है (जो मुट्ठी भर फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार से चुनने के साथ-साथ बुलेटेड सूचियों और बोल्ड / इटैलिक जैसे कुछ मूल स्वरूप से परे का विस्तार नहीं करता है), या आपको अपना अत्यधिक भेजना चाहिए- एक अनुलग्नक के रूप में स्वरूपित आइटम (या तो एक Word दस्तावेज़, यदि आप सुनिश्चित हैं कि आपके प्राप्तकर्ता के पास Word, या PDF है)।